Die „Top 11“ der Gesetze, Richt- und Leitlinien für die Technische Dokumentation (Teil 1)

Die Berücksichtigung von Gesetzen, und weitgehend auch von Richtlinien, ist bindend. An oberster Stelle stehen

• das Produktsicherheitsgesetz („Gesetz über die Bereitstellung von Produkten auf dem Markt“) als Pflichtprogramm und
• Richtlinien, die aussagen, was für die jeweilige Produktgruppe, und auch in der dazugehörigen Doku, abgedeckt sein soll.

Gängige Richtlinien, auf die in der Technischen Dokumentation eingegangen werden muss, wären je nach Produktgruppe z. B. die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG, die Niederspannungsrichtlinie oder auch die Spielzeugrichtlinie.

Gesetzliche Vorschriften für die Technische Dokumentation ergeben sich aus EU-Verordnungen und EU-Richtlinien. Der Unterschied zwischen diesen beiden Rechtsakten besteht in einer gestuften Verbindlichkeit:

• Eine EU-Verordnung ist mit ihrer Verkündung automatisch Bestandteil der nationalen Rechtsordnungen der EU-Staaten und zum festgelegten Zeitpunkt sofort verbindlich. Jedes nationale Gesetz, das einer EU-Verordnung widerspricht, ist daraufhin wirkungslos.
• Eine EU-Richtlinie muss zuerst im nationalen Recht verankert werden. Bis zu diesem Zeitpunkt der Verankerung sind die in einer europäischen Richtlinie festgelegten Ziele noch nicht für die nationalen Behörden rechtlich verbindlich.

Zum aktuellen Informationstrend verweisen wir auf ein YouTube-Video, das das EU-Recht in 3 Minuten erklärt.

In unserem Referenzdokument zu den „Top 11 der Normen und Richtlinien für die Technische Dokumentation“ finden Sie eine Liste der EU-Richtlinien und EU-Verordnungen, die je nach Art der Dokumentation von Bedeutung sind. Die Liste verweist auf den jeweils letzten Stand der Veröffentlichung und benennt diese in deutscher und englischer Sprache.

Die direkte Konfrontation mit Gesetzestexten und Formulierungen in Richtlinien sind kaum geeignet, dem Technischen Redakteur als einfache Arbeitshilfe zu dienen, denn sie haben neben einer furchtbaren Gestaltung auch die Eigenschaft, recht wenig verständlich zu sein und oft mehr Fragen aufzuwerfen, als sie beantworten.

Daher hat man uns freundlicherweise sogenannte Leitlinien oder Leitfäden als Interpretationshilfen zur Seite gestellt. Leitlinien (Guidelines) wenden sich an Fachkreise und sind erst einmal rechtlich nicht verbindlich. Begründete Abweichungen von den festgelegten Erwartungen sind möglich. Beste Beispiele hierfür sind der Blue Guide und der Leitfaden für die Anwendung der Maschinenrichtlinie. Beide werden wir später ausführlicher unter die Lupe nehmen.

Eines sollte man aber nie vergessen: Selbst die offiziellen Guides zu den EU-Richtlinien haben keinen verpflichtenden, sondern nur empfehlenden Charakter!

Normen sind vereinbarte Standards, die keinen Gesetzescharakter haben, also immer „nur“ Empfehlungen darstellen. Der Bereich der Normen wird im zweiten Teil des Blogbeitrags ausführlicher thematisiert.

In Deutschland liegt eine Basis aller juristischen Reglementierungen zur Technischen Dokumentation im Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) vom 01.12.2011. Als wichtigste Fundstelle zu gesetzlichen Forderungen an Technische Dokumentation findet man im Produktsicherheitsgesetz folgenden Absatz:

㤠3 Allgemeine Anforderungen an die Bereitstellung von Produkten auf dem Markt
(4) Sind bei der Verwendung, Ergänzung oder Instandhaltung eines Produkts bestimmte Regeln zu beachten, um den Schutz von Sicherheit und Gesundheit zu gewährleisten, ist bei der Bereitstellung auf dem Markt hierfür eine Gebrauchsanleitung in deutscher Sprache mitzuliefern, sofern in den Rechtsverordnungen nach § 8 keine anderen Regelungen vorgesehen sind.“

In Deutschland muss zu einem Produkt also eine deutsche "Gebrauchs"anleitung in deutscher Sprache mit Warn- und Sicherheitshinweisen verfügbar sein, die im Umgang mit dem Produkt zu beachten sind.

Ob dagegen die häufig praktizierte und sicherheitshalber "überredundante" Abbildung der CE-Kennzeichnung - nach dem Motto: lieber zu oft als nirgends - zwingend in der Gebrauchsanleitung erforderlich ist, muss fallweise nach den Buchstaben des Gesetzes geprüft und mit dem Produkt abgeglichen werden:

㤠7 CE-Kennzeichnung
(3) […], muss die CE-Kennzeichnung sichtbar, lesbar und dauerhaft auf dem Produkt oder seinem Typenschild angebracht sein. Falls die Art des Produkts dies nicht zulässt oder nicht rechtfertigt, wird die CE-Kennzeichnung auf der Verpackung angebracht sowie auf den Begleitunterlagen, sofern entsprechende Unterlagen vorgeschrieben sind.“

Bisher wurde gerade von Rechtsexperten immer wieder versucht, unterschiedliche Forderungen zur Technischen Dokumentation und zu Betriebsanleitungen als unterschiedliche Regeln zu interpretieren. So fehlte der Niederspannungsrichtlinie in der Vorgängerversion die Pflicht zum Beifügen einer Gebrauchsanleitung. Prompt wurde die Angleichung der Formulierung zu Anleitungen in den 2014er-Versionen der Richtlinien als außerordentliche Neuerung präsentiert. Mit Blick auf das Produktsicherheitsgesetz wäre diese vermeintliche Neuerung schon immer Pflicht gewesen. Das Wort „beifügen“ wurde mit allen möglichen Kunstgriffen als Verpflichtung interpretiert, die Dokumentation auszudrucken, während itl in seinen Veröffentlichungen diese Automatik nicht gesehen hat und zahlreiche Fundstellen (Global Harmonization Task Force von 2011 als Beispiel) zitieren konnte, nach denen "beifügen“ (engl. „to accompany“) auch für elektronische Dokumente verwendet wird.

Nun endlich stellt die eDok-Richtlinie der tekom klar:

• Die EU-Richtlinien legen die Form der Anleitung nicht fest.
• Der Blue Guide als Masterguide zu allen EU-Richtlinien lässt den Schluss zu: „Die Bereitstellung von Anleitungen in elektronischer Form ist möglich“.

Der „Blue Guide“ will uns z. B. helfen, dem Produktsicherheitsgesetz gerecht zu werden. Der Blue Guide heißt formal „Leitfaden für die Umsetzung der Produktvorschriften der EU“. Er erläutert das „New Legislative Framework“ (NLF) der EU. Er stellt quasi den Masterguide zur Formulierung künftiger EU-Richtlinien für die weitere Harmonisierung des europäischen Marktes dar.

Wie alle EU-Guides hat auch der Blue Guide weder normativen noch gesetzlichen Charakter. Aber vielleicht könnte er das wohlmeinende Helferlein zum Produktsicherheitsgesetz abgeben, um den Redakteur durch die staubtrockene Wüste des juristischen Formulierungsdschungels zu geleiten, damit wir uns nicht in dokumentarische Widersprüche verwirren?

Der Blue Guide erwähnt zunächst die bekannten Grundsätze für Anleitungen:

• Die Bereitstellung ist verpflichtend.
• Ein leicht verständlicher Sprachstil soll verwendet werden.
• Die Sprache wird vom Mitgliedstaat bestimmt.

Schön. Aber was hat der Blue Guide zu bieten, wenn man ihn z. B. nach Empfehlungen zur physischen Darreichungsform von Anleitung durchforstet?

Der Blue Guide dürfte im Zusammenhang mit Technischer Dokumentation künftig häufiger erwähnt werden, denn erstmals wagt die EU-Kommission - wenn auch behutsam in einer Fußnote (Nr. 100) - die Überbetonung von Papier als alleingültiges Medium aufzuweichen:

„Sofern in spezifischen Rechtsvorschriften nicht anders festgelegt, müssen die Sicherheitsinformationen zwar auf Papier vorgelegt werden, aber es wird nicht verlangt, dass alle Anleitungen ebenfalls auf Papier vorliegen; sie können auch elektronisch oder in einem anderen Datenspeicherungsformat bereitgestellt werden. Allerdings sollte Verbrauchern, die dies wünschen, immer kostenlos eine Papierversion zur Verfügung gestellt werden.“

Es bleibt zu fragen, was denn im Einzelfall „in spezifischen Rechtsvorschriften“ festgelegt sein mag.

Darüber hinaus "mildert" der Blue Guide auch ein Detail des Produktsicherheitsgesetzes zur Bereitstellung der Dokumentation: Bei Auslieferung von Einzelexemplaren eines Produkts muss - wie bisher auch und im Produktsicherheitsgesetz vorgesehen - für jedes Exemplar eine eigene Anleitung zur Verfügung stehen. So weit nichts Überraschendes, aber nun kommt im Blue Guide das Zugeständnis: Beinhaltet eine Liefereinheit (z. B. ein Paket) mehrere Exemplare eines Produkts (z. B. drei gleiche DECT-Mobiltelefone), so genügt eine einzige gemeinsame Anleitung für alle drei Geräte! Wird dagegen ein einzelnes Exemplar ausgeliefert oder weitergegeben, muss weiterhin je eine Anleitung dabei sein.

Das abschließende Wort zum Thema Blue Guide, soweit er hier angesprochen ist, möge er selbst sprechen:

„Weder die Europäische Kommission noch Personen, die im Auftrag der Kommission handeln, können für die Verwendung der im Folgenden dargelegten Informationen verantwortlich gemacht werden.“

Man staunt doch immer wieder, welchen "besonderen" Service die EU-Kommission hier bietet. Aber vielleicht wird's ja noch besser, denn der Zahn der Zeit, der schon so viele Tränen getrocknet hat, wird (hoffentlich) auch über diese Wunde Gras wachsen lassen.

Auf die Richtlinie 2006/42/EG bezieht man sich gerne unter verschiedenen inoffiziellen Bezeichnungen und Abkürzungen, z. B. „machinery directive“ und „MRL“ bzw. „MD“.

Die Maschinenrichtlinie stellt die ausführlichste Richtlinie zum Thema Dokumentation dar, denn sie enthält detaillierte Angaben zu den einzelnen Inhalten von Betriebsanleitungen für Maschinen. Deshalb sehen sie viele Experten als wichtigste Referenz.

Darüber hinaus bedient sie sich auch des Obergriffs „Technische Dokumentation“, der über die Betriebsanleitung hinausgeht und auch die firmeninterne Dokumentation umfasst.

Detaillierte Angaben zum Inhalt einer Betriebsanleitung definiert der Anhang „1.7.4 Betriebsanleitung“. Die Angaben im Anhang 1.7.4 der Richtlinie für Maschinen sind zum Teil konkreter als die ebenfalls umfangreichen Listen in der Dokumentationsnorm 82079, die für alle Produktarten gilt.

Während die Maschinenrichtlinie selbst z. B. zur Form einer Anleitung (Papier/online) keine Aussagen trifft, verordnet der Guide zur Maschinenrichtlinie generell für sämtliche Anleitungen eine nötige Papierform, indem er einen „allgemeinen Konsens“ unterstellt:

„Die Form der Betriebsanleitung wird in Nummer 1.7.4 nicht festgelegt. Der allgemeine Konsens lautet, dass sämtliche Anleitungen, die für Sicherheit und Gesundheitsschutz relevant sind, in Papierform mitgeliefert werden müssen, da nicht davon ausgegangen werden kann, dass der Benutzer Zugang zu einem Lesegerät für das Lesen einer in elektronischer Form oder auf einer Website zur Verfügung gestellten Betriebsanleitung hat.“

Es sei an dieser Stelle noch einmal ausdrücklich erwähnt, dass ein Guide vom Selbstverständnis her keinerlei verbindlichen Charakter hat. Schließlich sei noch daran erinnert, dass die Inhalte der Maschinenrichtlinie mit zugehörigem Guide ungefähr den Wissenstand von 2006 und daher nicht wirklich den „Stand der Technik“ von 2018 widerspiegeln.

Damit man nicht die Formulierungen verschiedener Richtlinien „gegeneinander ausspielt“, werden als Bestandteil des NLF (New Legislative Framework) identische Formulierungen in allen Richtlinien angestrebt. Es hat daher keinen Sinn, bisher vorhandene unterschiedliche Formulierungen zur Technischen Dokumentation bei den einzelnen Richtlinien besonders herauszustellen. Beispielsweise hatten die Niederspannungsrichtlinie und die EMV-Richtlinie in der alten Fassung (vor 2014) nicht explizit die Sprache des Verwenderlandes gefordert. Dieser „Un-Sinn“ ist nun beseitigt.

Wichtigster Diskussionspunkt dürfte sein, wie eine Dokumentation von unvollständigen Maschinen sowie Maschinenverkettungen und Anlagen auszusehen hat. Einbauanleitungen von unvollständigen Maschinen müssen nicht die Amtssprachen des jeweiligen Verwenderlandes abdecken. Es genügt die Sprache, die vom jeweiligen Fachpersonal verstanden wird.

Da aber Anlagenbauer oft die Zuliefererdokumentation 1:1 beilegen, muss der endgültige Inverkehrbringer des Gesamtprodukts dafür sorgen, dass alle (!) Informationen die Kriterien für Anleitungen erfüllen, z. B. die geforderten Sprachen des Verwenderlandes. Man sollte daher seine Zulieferer vertraglich verpflichten, bereits Endkundenanleitungen in allen benötigten Sprachen dem Zuliefererprodukt beizufügen, soweit die Informationen Relevanz für Endkunden haben. Das Thema bietet Platz für endlose Diskussionen, deshalb hier ein paar Verweise auf Diskussionsplattformen:

• Webseite zur Maschinenrichtlinie von Dipl. Ing. Hans.-J. Ostermann mit vielen Anmerkungen, Erklärungen und Arbeitshilfen
• „KomNet“ des Landesinstituts für Arbeitsgestaltung des Landes Nordrhein-Westfalen. Frage und Antwort zum Thema „Kategorie: Sichere Produkte > Inverkehrbringen und Kennzeichnung > Konformitätserklärung“
• Ingenieurbüro Preis; Forum zur CE-Kennzeichnung; Fragen und Antworten
• Tekom-Webforum (zugänglich für tekom-Mitglieder)

Wie bereits erwähnt, ist auch der 60-seitigen Maschinenrichtlinie ein eigener, über 400 Seiten umfassender „Guide“ zur Seite gestellt, nämlich der „Leitfaden für die Anwendung der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG“. Auch hier ist zu beachten, dass ausschließlich die Maschinenrichtlinie und die Texte für die Umsetzung ihrer Bestimmungen in einzelstaatliches Recht rechtsverbindlich sind.

Die EU-Richtlinien unterscheiden zwischen Betriebsanleitungen für Kunden und den technischen Unterlagen des Produktherstellers. Letztere sind weit umfassender. Sie müssen bei Bedarf den Behörden zur Verfügung gestellt werden und müssen folgende Anforderungen erfüllen:

• Es muss möglich sein, die Übereinstimmung der Maschine mit den Anforderungen der Richtlinie zu beurteilen (z. B. durch Zeichnungen, angewandte Normen und sonstige technische Spezifikationen unter Angabe der erfassten grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen, Kopie der EG-Konformitätserklärung usw.).
• Soweit für diese Beurteilung erforderlich, muss die Dokumentation auch die Konstruktion, den Bau und die Funktionsweise des Produkts abdecken.
• Detailpläne oder sonstige spezielle Angaben zu den für den Bau der Maschine verwendeten Unterbaugruppen sind nicht notwendig, es sei denn, deren Kenntnis ist für die Überprüfung der Einhaltung der grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen unerlässlich.
• Die Risikobeurteilung ist Bestandteil dieser Unterlagen.
• Die technischen Unterlagen (Achtung: Betriebsanleitung unterliegt anderen Regeln) müssen in einer oder mehreren Gemeinschaftssprachen abgefasst sein, die von der Überprüfungsstelle akzeptiert wird.
• Die technischen Unterlagen müssen ab dem Zeitpunkt des Inverkehrbringens des Produkts zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Ein sehr empfehlenswertes Dokument zum Thema Archivierung ist übrigens der ZVEI-Leitfaden Langzeitarchivierung technischer Dokumentationen.
• Die technischen Unterlagen müssen nicht ständig körperlich vorhanden sein. Sie müssen innerhalb einer angemessenen Frist zusammengestellt und zur Verfügung gestellt werden können.

Signalwörter für Warnungen stellen aufgrund ihrer Klassifikationswirkung eine grundlegende Terminologie schlechthin dar, und dennoch sind die EU-Stellen nicht in der Lage, alle Signalwörter für Warnhinweise in allen EU-Sprachen übersichtlich zu präsentieren, trotz umfangreicher Terminologiedatenbank IATE, die übrigens oft nur das terminologische Chaos dokumentiert.

Am Beispiel der Spielzeugrichtlinie zeigen sich zahlreiche Besonderheiten bei Formulierungen von Sicherheitshinweisen. Selbst ein eigener Leitfaden für die Technische Dokumentation zu Spielzeug existiert. Auszugsweise erwähnen wir hier Formulierungen aus der Spielzeugrichtlinie. Kapitel III z. B. bringt in der deutschen Version die problematische Formulierung: „Die Warnhinweise beginnen mit dem Wort 'Achtung'“. In der englischen Spielzeugrichtlinie lautet der Satz: „The warnings shall be preceded by the words 'Warning' or 'Warnings', as the case may be“. In der französischen Richtlinie lautet der Satz: «Les avertissements sont précédés du mot ‹attention›».

In der Spielzeugrichtlinie wird im Gegensatz zur Maschinenrichtlinie und zur Norm IEC 82079 also kein Bezug zur ISO 3864 genommen, nach der die Signalwörter in drei Stufen geregelt sind (Gefahr, Warnung, Vorsicht) und auch die jeweiligen Übersetzungen zumindest zum Teil normiert sind. Im Maschinenbau wird das Wort „Achtung“ gern zum Hinweis auf möglich Sachschäden verwendet, weil die anderen Signalwörter dem Hinweis auf Personenschäden vorbehalten sind. Problematisch erscheint daher in der Spielzeugrichtlinie bereits die Übersetzung des englischen Wortes „warning“ mit „Achtung“.

Dass Texte in Richtlinien nicht einfach nur Empfehlungen darstellen, musste ein Spielzeughersteller bereits feststellen, der seine Warnhinweise mit „Sicherheitshinweis“ betitelte: „Sowohl das OLG Hamm, als auch das LG München I haben entschieden, dass es einen abmahnbaren Verstoß darstelle, wenn im Rahmen des Verkaufs von Spielwaren die etwaig notwendig mitzuteilenden Warnhinweise nicht mit dem einleitenden Wort ‚Achtung' beginnen. Ein anderes Hinweiswort, wie beispielsweise ‚Sicherheitshinweis', genüge den gesetzlichen Vorgaben nicht!“ (Quelle: it-recht kanzlei München)

Das Urteil zeigt, wie der an sich vernünftige Ansatz der Richtlinie leicht ins Absurde interpretiert werden kann: Wenn ein Richtlinientext schon vom Wortlaut her absolut bindend ist, dann sollten solche Texte wenigstens auf ihre Verständlichkeit, Eindeutigkeit und Übersetzungsverträglichkeit im Allgemeinen und Verträglichkeit mit anderen Richtlinien im Besonderen geprüft werden. Und das ist hier sicher nicht der Fall!

Zu diesem Thema und besonders auf die Übersetzung der Signalwörter Wörter „warning or warnings“ sei auf den ausführlichen Abschnitt unseres eingangs erwähnten „Top-11-Dokuments“ verwiesen. Dort finden Sie zwei umfangreiche und kommentierte Listen „Signalwörter in Warnhinweisen EU-Staaten“ und „Signalwörter in Warnhinweisen Nicht-EU-Staaten“, mit denen Sie die angedeutete Problematik nachvollziehen können.

Um das Chaos etwas zu ordnen, haben wir im Top-11-Dokument eine Liste der Signalwörter in 40 Sprachen aufgestellt. Leider können auch wir das Chaos nicht ganz beseitigen: Es gibt weder eine offizielle Stelle, die die Unstimmigkeiten bereinigt, noch werden Sie beim Befragen von Übersetzern eine eindeutige Antwort erhalten. Dieser Notstand macht überdeutlich, wie wichtig Terminologiearbeit in den Unternehmen ist. Schließlich obliegt es jedem Unternehmen selbst, auf Basis der Standards, also ISO 3864 und ANSI Z535 und ggf. des Normungsdokuments ONR CEN/TR 15071:2016, einen eigenen Standard abzuleiten.

Die wichtigsten Folgerungen, die sich aus Gesetzen und EU-Richtlinien ableiten lassen, sind für den Bereich von Anleitungen zusammengefasst folgende:

• Anleitungen können und dürfen produktseitige Sicherheitskonzepte nicht ersetzen: Die sichere Konstruktion und ggf. ergänzende Schutzeinrichtungen haben Vorrang gegenüber Warnhinweisen in der Dokumentation.
• Anleitungen sind Produktbestandteil. Somit muss der gesamte Produktlebenszyklus im Fokus einer Anleitung stehen. Die Dokumentation hat also alles abzudecken: die Beschreibung des Lieferumfangs, der Lagerung, Montage/Installation und Bedienung bis zur Wartung, Demontage und Entsorgung. Auch der Hinweis auf die Weitergabe der Dokumentation bei Veräußerung des Produkts darf nicht fehlen.
• Anleitungen müssen jedoch nur mitgeliefert werden, soweit sie handlungs- und sicherheitsrelevant und für die Zielgruppe nicht selbstverständlich sind. Der zweite Punkt kann naturgemäß nur ein unklarer Bereich bleiben, so dass zur juristischen Absicherung lieber zu viel als zu wenig dokumentiert wird. Dennoch gilt: Eine Elektrofachkraft muss man beispielsweise nicht grundsätzlich und bei jedem Handlungsschritt vor elektrischen Gefahren warnen.
• Verständnisprobleme (z. B. fehlende Sprache des Vertriebslandes), fehlende Informationen usw. können einen Produktmangel darstellen.
• Sind Anleitungsmängel sicherheitsrelevant, kann die Nutzung eines Produkts verboten werden.
• Ein relativ neues Problem sind Abmahnungen, z. B. mit Blick auf Wettbewerbsbenachteiligung. Abmahnungen von Mitbewerbern könnten auf folgenden Aspekten beruhen:
  • fehlende Anleitung oder fehlende Sprache
  • formale Mängel, z. B. bei den Sicherheitshinweisen
  • Behauptung der Erfüllung einer Norm, die auch Hinweise zur Gestaltung von Informationen enthält. Erfüllt ein Hersteller jedoch nicht alle Dokumentationsaspekte der Norm, kann der Mangel zur Abmahnung führen. Beispiel: Fehlende Sicherheitshinweise nach DIN 13236, trotz behaupteter Normerfüllung durch den Hersteller

Teil 2: Die Top 11 Normen für die Technische Dokumentation

Teil 3: Die Top 11: Jenseits der Normen und Richtlinien für die Technische Dokumentation