Neue Prozesse in der Technischen Dokumentation: Am Ende ist alles gut

Immer steht das Gute dem Besseren im Weg. Da gibt es keine Ausnahme. In der Technischen Dokumentation sind das Gute die routinierten Abläufe, jahrelang verfeinerte Arbeitsteilungen, jeder hat sich in seinem Job eingerichtet. Der größte Bremser für das Bessere ist aber die Ahnung, was die Einführung neuer Technologien und Prozesse für den Arbeitsalltag bedeutet. Mehr Arbeit. Und ja, so ist es: Evaluation der Lösungen, Workshops, Einarbeitung und Helpdesk. Bis die Abläufe routiniert sind, die Arbeitsteilungen klar und sich jeder wieder in seinem Job eingerichtet hat. So läuft das immer, wenn das Gute dem Besseren Platz macht. Da gibt es keine Ausnahme.

Redaktionssysteme

Neues Redaktionssystem: So wird die Auswahl keine Qual

Überfordert, so fühlt sich der arme Neues-Redaktionssystem-Einführungsentscheider angesichts der komplizierten Auswahl unter einer Vielzahl von Angeboten. Und alle versprechen sie das Blaue vom Himmel. Wie vergleichen, wie auswählen? Es hilft aber nix: Sie müssen die richtige Lösung finden. Denn klar ist auch: Ist eine Software mal im Haus, bekommt man sie so schnell nicht wieder los. Die Investition in Geld, Zeit und Nerven ist zu hoch, um bei der Erkenntnis, dass das Redaktionssystem doch nicht tut, was es soll, den „Software deinstallieren“-Button zu klicken. Ein Trost ist allerdings, dass in keinem Softwarevertrag steht „bis dass der Tod uns scheidet“. Nicht mal im Kleingedruckten. 

Wir unterstützen Sie bei der Auswahl des Redaktionssystems, das punktgenau zu Ihnen passt, denn wir kennen die Stärken und Schwächen aller gängigen Systeme. Gemeinsam mit Ihnen erstellen wir ein Lasten- oder Pflichtenheft als Grundlage für Ihre Entscheidung. 

Ihre Vorteile

  • Kurze Zeitspanne der Evaluationsphase 
  • Geprüfte und gewichtete Ziele als Richtschnur 
  • Berücksichtigung bestehender Rahmenbedingungen 
  • Optimierung von bestehenden Prozessen (optional) 
  • Investitionsschutz durch zukunftsfähige Lösung 

Unsere Leistungen

  • Analyse der Ausgangsbasis: Festlegung der Randbedingungen wie Erwartungen, Ressourcen, Budget, technische Schnittstellen 
  • SWOT-Analyse der aktuellen Redaktionsumgebung 
  • Analyse des Prozessbewusstseins im Unternehmen. Klassifizierung für das weitere Vorgehen gemäß IPMM (Information Process Maturity Model) 
  • Prüfung des Mengengerüsts anhand eines oder mehrerer typischer Dokumente  
  • Prototyping künftiger Prozesse und Workflows 
  • Entwicklung einer Landkarte der Systemlösungen 
  • Implementierung des neuen Redaktionssystems inkl. Datenmigration, Anpassung von Modulen und Fragmenten 

Anfrage

Hier können Sie unverbindlich ein Angebot anfordern: 

Mehr

Wir beraten Sie

In unserem Bereich pro consulting beraten wir Sie zur Einführung von Redaktionssystemen.

Mehr

Datenmigration

Tolle Produkte machen viele, aber da geht noch was

Sie wissen es ja ganz genau, nicht wahr? Eine neue Terminologiedatenbank ist schon lange überfällig. Ein neues Redaktionssystem, DTP-Format oder Translation-Memory-System würde vieles einfacher machen. Zum Beispiel ließen sich Prozesse neu gestalten, die Daten besser verwalten, sodass die Arbeit schneller und weniger fehleranfällig vonstattengeht. Aber der Gedanke an den aufwändigen Umzug der Daten vermiest Ihnen die Innovations- und Entscheidungsfreude. Der Aufwand ist nämlich mächtig. In diesem Punkt haben Sie völlig recht. Aber nicht damit, die Modernisierung Ihrer Systeme zu schieben und zu schieben und zu schieben. Packen Sie’s an. 

Wir übernehmen das komplette Projektmanagement für den Umzug von Daten und Informationen in neue Systeme. Wenn Sie Teilbereiche der Installation und Migration selbst übernehmen möchten, dann unterstützen wir Sie dabei gerne mit fachkundiger Anleitung. 

Unsere Leistungen

  • Planung und Umsetzung der Datenmigration bei 
    • Terminologiedatenbanken 
    • Redaktionssystemen 
    • neuen DTP-Formaten 
  • Translation-Memory-Systemen 
  • Aufbereitung der Quelldaten 
  • Konvertierung der Daten 
  • Weitgehende Automatisierung der Migration 
  • Bereinigung von Dopplern 
  • Neue Befüllung von Terminologiedatenbanken 
  • Konzeption und Umsetzung individueller Datenmodelle 

Ihre Vorteile

  • Einsatz moderner Systeme und Gestaltung schnellerer Prozesse 
  • Entlastung interner Mitarbeiter bei der Systemerneuerung 
  • Reibungsloser Umstieg auf neue Systeme 
  • Einheitliche, kompatible Gesamtstrukturen für die Technische Dokumentation 

Der itl Newsletter

Melden Sie sich zu unserem Newsletter an und bleiben Sie up to date in Sachen Technische Dokumentation, Übersetzung, Software und Weiterbildung.

Mehr

Templates und Makros

Mit Templates einfach und schnell zum Ziel

Lieben Sie es, Vorlagen in Word, FrameMaker oder InDesign zu erstellen? Wir möchten wetten, dass Sie gerade den Kopf geschüttelt haben. Tun nämlich alle. Denn Templates zu programmieren ist für Ungeübte schwer. In der Zeit, in der sie das versuchen, hätten sie schon längst sämtliche Texte für ein Jahr im Voraus geschrieben. Deshalb: Sagen Sie uns, welche Vorlagen Sie wie brauchen, Skizze genügt, und wir übernehmen das. Oder testen Sie den itl DocuGuide.

Standard-Templates für flottes und einfaches Publishing

Sie haben die Wahl zwischen Standard-Templates und individuellen Vorlagen. Hier sind unsere Angebote für Standardvorlagen:

Word-Templates in Ihrem Corporate Design mit Schnellbausteinen, Menüleisten, Makros und anderen nützlichen Funktionen

  • Vorbereitete Tabellen per Mausklick
  • Bild- und Grafikobjekte mit Legende
  • Textteile wie zum Beispiel Sicherheitshinweise per Mausklick einfügen
  • Komplette Handlungssequenzen zum Einfügen
  • Individuelle Schnellzugriffsleisten und Menüleisten
  • Schnellbausteine und zahlreiche Makros
  • Automatisierte Indexerstellung
  • Stabile Dokumente ohne „Absturzgefahr“
  • Musterseiten für häufig verwendete Seitenlayouts
  • Funktionale Rastereinstellungen
  • Aufeinander aufbauende Absatzformate
  • Zeichenformate zum Hervorheben von Zeichen oder Wörtern
  • Schriften mit dem vollständigen Zeichensatz für die Zielsprachen Ihrer Dokumente
  • Objektformate für die einheitliche Gestaltung und schnelle Formatierung
  • Eigens programmierte Scripts für Spezialaufgaben

Individuelle und prozessfähige Templates

Die Premiumvarianten unter den Templates sind individualisierte und prozessfähige Vorlagen, die speziell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Damit können Sie den Aufwand für die Bearbeitung Ihrer Dokumente reduzieren und die Qualität erhöhen. Durch eine einheitliche Struktur von Form und Inhalt Ihrer Dokumente sind sie für Ihre Kunden zudem sehr viel übersichtlicher, schneller und einfacher zu rezipieren.

Wir bieten Ihnen umfassende spezifische Word-Dokumentvorlagen. Dabei ist das Menüband eigens an die möglichen Funktionen angepasst. Das ist auch die Basis für prozessfähige Dokumente. Ihre individuell programmierten Vorlagen und Dokumente können Sie langfristig benutzen und pflegen. Und selbst nach Übersetzungen sind keine oder nur geringe Anpassungen an das Layout notwendig.
Damit wir Ihnen punktgenau das liefern, was Sie brauchen, klären wir mit Ihnen gemeinsam in einem Spezifikationsworkshop die Details. Er dauert etwa ein bis zwei Tage. Das Ergebnis ist eine Word-Dokumentvorlage, die je nach Bedarf Folgendes umfasst:

  • Benennung und Definition von Formatvorlagen für Zeichen, Absatz, Listen und Tabellen
  • Bereitstellung von Autotexten wie zum Beispiel Warnhinweise nach ANSI Z535.6 und/oder ISO 3864
  • Makros und Autotexte zur leichteren Bedienung wie zum Beispiel zum Einfügen von Grafiken und anderen Objekten oder die Definition von Dateieigenschaften
  • Eigenes Menüband mit allen benötigten Funktionen
  • Beliebige Anpassbarkeit der Vorlage an individuelle Wünsche

FrameMaker bietet weit bessere Voraussetzungen als Word, um prozessorientierte Templates zu erstellen. Aber Sie können auch bei diesen Vorlagen von unserer Erfahrung profitieren. Denn wir haben nicht nur die Anzahl der Mausklicks im Blick, sondern auch die Effizienz der Anwendung.

Um Templates in FrameMaker zu entwickeln, nutzen wir unser weltweit einmaliges itl Template-Tool. Damit vereinfachen wir sowohl die Template-Dokumentation als auch die Template-Kontrolle. Daraus resultiert bei komplexen Template-Projekten erfahrungsgemäß eine Zeitersparnis von Tagen oder sogar Wochen.

Wir bieten Ihnen sowohl individuelle Entwicklungen als auch fertige FrameScript-Lösungen an. Bei der individuellen Template-Entwicklung programmieren wir kundenspezifische Scripts mit FrameScript oder ExtendScript.
Unsere fertigen FrameScript-Lösungen bieten wir Ihnen, teilweise kostenlos, unter dem Online-Portal [i]-frame an.

Näheres zu unseren Scripts erfahren Sie in unseren Blogartikeln zu "Kostenlose Scripsts von itl", "Kurzvorstellung [i]-frame" und "FrameMaker optimieren".

Wir bieten Ihnen FrameMaker-Templates mit folgenden Vorteilen:

  • Umsetzung Ihrer CI-Vorgaben in prozessorientierte und übersetzungsfähige Dokumente
  • Templates inklusive Template-Kurzdokumentation
  • Auf Wunsch Musterbücher mit Standardkapiteln
  • Gut strukturierte und dokumentierte Vorlagen
  • Vorgabe- und Referenzseiten
  • Muster für Warnhinweise
  • Absatz-, Zeichen- und Tabellenformate
  • Durchdachte Nummernfolgen
  • Indexsortierung für Fremdsprachen

InDesign ist unbestritten das modernste Desktop-Publishing-System. Aufgrund seiner Entwicklungsgeschichte ist die Anwendung seitenorientiert und eher nicht prozess- und dokumentenorientiert – wie wir von itl es besser finden.

Vertrauen Sie auch bei Ihrer Technischen Dokumentation, die Sie mit InDesign gestalten wollen, auf die itl Experten: Bei den von uns entwickelten Templates stehen die leichte Pflegbarkeit und die Effizienz der Anwendung für große Dokumente im Mittelpunkt. Sollte sich bei unseren Templates die Mausbedienung als ineffizient erweisen, lösen wir dieses Problem durch eine Script-Programmierung.

Wir bieten Ihnen InDesign-Templates mit folgenden Vorteilen:

  • Umsetzung Ihrer CI-Vorgaben in prozessorientierte und übersetzungsfähige Dokumente
  • Musterseiten für häufig verwendete Seitenlayouts
  • Durchdachte Rastereinstellungen
  • Aufeinander aufbauende Absatzformate
  • Zeichenformate zum Hervorheben einzelner Begriffe
  • Objektformate für die einheitliche Gestaltung und schnelle Formatierung
  • Leichte Anwendung von Layoutvorgaben

Prozesse automatisieren mit passgenauen Templates

Publishing-Projekte können langwierig und aufwändig sein. Sie können aber auch flott und einfach ablaufen. Ein Schlüssel dazu sind prozessfähige Templates. Damit können Sie eine Reihe von Abläufen automatisieren. Möglich wird das durch den Einsatz von individuellen Makros, Scripts und Plug-ins in den Anwendungen Word, Excel, FrameMaker, InDesign oder in anderen DTP-Programmen

  • Leichteres Arbeiten in den DTP-Programmen
  • Prozessoptimierung durch Automatisierung
  • Reduzierte Aufwände bei Publishing-Projekten
  • VBA, FrameScript, InDesign-Scripting
  • Prozessautomatisierung
  • Plug-in-Technologie
  • Adx-Loader
  • Adobe FrameMaker Developer Kit
  • InDesign-SDK
     

Der itl DocuGuide: die kostengünstige Alternative für Word-Templates

Für manche Publishing-Projekte sind ausgefeilte Dokumentvorlagen nicht notwendig. Es genügen saubere prozessorientierte und damit pflegbare Dokumente. Dann ist der itl DocuGuide für MS Word das Richtige für Sie. Der itl DocuGuide zeigt Ihnen, welche Word-Dokumentvorlagen wir für unsere Kunden entwickelt haben. Er bietet Ihnen eine weitgehend fertige Dokumentvorlage mit einem eigenem Menüband, die Sie auch ohne Anpassung verwenden können. Aber Sie können sie auch jederzeit nach Ihrem Bedarf verändern. Mehr zum itl-DocuGuide 

Sie bedienen Word genau so effizient, wie Sie es von FrameMaker oder InDesign kennen: Durch unsere Menübandanpassung und Zusatzprogrammierung wird Word zu einem effizienten Werkzeug für technische Dokumente.

Grafikverknüpfungen können Sie wie in einem professionellen DTP-Tool kontrollieren. Die eingebauten Funktionen von Microsoft dürfen Sie getrost vergessen.

Damit die Anwendung der Word-Vorlage kinderleicht ist, haben wir die Bedienungsanleitung direkt in die Dokumentvorlage integriert.

  • Als beispielhafte Anwendung der Funktionen und Formatvorlagen
  • Integriert als Pop-ups im Menüband
  • Die Pop-up-Informationen des Menübands können Sie zweisprachig (Standard: Deutsch-Englisch) in einer Excel-Datei selbst anpassen und per Makro über eine ausgeklügelte Verweislogik in das Template integrieren.

Es gibt keinen Makroschutz und keine arbeitsplatzbezogene Lizenzierung.

Sie können das Menüband jederzeit mit Hilfe des RibbonX-Editors ändern.

  1. Als Lizenz für eine gesamte Abteilung für 690,– Euro zzgl. MwSt.
  2. Als Add-on zu unserem Word-Workshop: 20 Prozent Rabatt auf 550,– Euro zzgl. MwSt.

itl DocuGuide Version 13

Füllen Sie die Lücke zwischen MS Word und einem Redaktionssystem!

Mehr

Immer up to date: itl Blog

Alles Aktuelle in den Kategorien Technische Doku, Übersetzung, Prozessoptimierung, Terminologie und Unternehmen.

Mehr

Ihre Ansprechpartner zum Thema Smart Content

David Bodensohn

Business Development & Sales