Smart Content – Stellt den User ins Zentrum und behält die Kosten stets im Blick

Wie wird Content klug? Fangen wir mal damit an, dass man keinen Unsinn schreibt. Damit wäre schon richtig viel gewonnen. Aber Content ist ja nicht nur Text. Wir investieren viel Hirnschmalz um auch mit Fotos, Grafiken oder Videos den IQ des Contents über die 100er-Marke zu katapultieren. Übersetzen wir das alles ins Digitale, ist seine Nutzung von Raum und Zeit unbändig unabhängig. Von E = mc² wissen wir, dass der Klugheit auch die Eleganz der Kürze innewohnt. Smarter Content entsteht definitiv nicht in Prozessen, die an das wuselige Gerempel vom Autoscooter erinnern. Die Formel lautet: smarter Entstehungsprozess plus smartes Ergebnis ist gleich smarter Content. Voilà.

Technische Dokumentation für eine perfekte Informationsarchitektur

Nutzen soll eine Technische Dokumentation. So funktional soll sie sein wie ein Gropius-Bauhaus, nicht wie Neuschwanstein. Mit klaren Anweisungen, so kurz und prägnant wie nur möglich, soll der Anwender auch mit den kompliziertesten Produkten leichtes Spiel haben. Dazu sind Technischen Redakteuren alle Mittel recht: eine klare, verständliche Sprache, prägnante Bilder und Schritt-für-Schritt-Videos. Eine Vielzahl an Kompetenzen vieler Könner ist notwendig, damit eine Technische Dokumentation eine stimmige Informationsarchitektur hat. Meint der Anwender am Ende: „War ja echt easy“, dann war sie gut.

Technische Redaktion

Wenn sich die Löschtaste in nichts auflöst

Die viertwichtigste Erfindung in der Menschheitsgeschichte nach Feuer, Rad und Thermomix ist die Löschtaste. Um zu erahnen, wie viel sie uns erspart hat und ersparen könnte, reicht ein Blick in die sozialen Medien. In der Technischen Redaktion – aber auf welchem Rang sie wiederum steht, ist individuell recht unterschiedlich – sollte ihre Bedeutung ins bodenlose Nichts sinken. Formen die Stimmbänder des Lesers einer Anleitung nur ein einziges „Hä?“, geht das ja noch. Werden’s aber mehr, wird’s kritisch für den Content. Bedrohlich schwebt der Zeigefinger über „Entf“. Sie und wir wollen nicht, dass er sich senkt, der schlimme Finger. Content tötet. Wir retten Leben!

Wir liefern Ihnen todsichere Texte gemäß den neuesten Erkenntnissen aus der User-Experience-Forschung, eingängig, Hä-frei illustriert und haftungssicher. Das gilt für jedes Content-Format: Text, Bild, Animation, Audio und Video. Ihr Budget ist unsere Richtschnur. Qualität unser Versprechen.

Ihre Vorteile

  • Technische Dokumentationen in Premiumqualität 
  • Aufwertung Ihres Produkts durch optimale Benutzerführung und Kundenbewertungen 
  • Multimediale Aufbereitung als Text, Bild, Animation, Audio und Video gemäß Ihrem Budget 
  • Prozessorientierte Aufbereitung des Contents wie durch Modularisierung und Strukturierung des Inhalts nach Topics 
  • Haftungssichere Dokumente, da wir alle relevanten, aktuellen Normen wie zum Beispiel nach 82079, 26514, 20607, ANSI Z535.6 berücksichtigen 
  • Punktgenaue Umsetzung der neuesten Erkenntnisse aus dem User-Experience-Design (UXD) 

Unsere Leistungen

  • Konzeption, Gestaltung und Template-Entwicklung, zum Beispiel in Word, FrameMaker oder InDesign  
  • Dokumentationserstellung: normenkonform, benutzerfreundlich und kostenoptimiert nach aktuellem Stand der Technik 
  • Redaktion gemäß den aktuellsten Forschungserkenntnissen der Usability-Forschung 
  • Grafikerstellung und Medienintegration  
  • Modularisierung und Datenmigration in Ihre Redaktionssysteme 
  • Qualitätssicherung durch: 
    • Lektorat: Prüfung von Stil, Grammatik, Rechtschreibung und Inhalt 
    • Terminologie-Erfassung, -abstimmung und -pflege, auch per Tools 
  • Nachhaltige Redaktion: 
    • Formulierung eines Redaktionsleitfadens und Styleguides für zukünftige Dokumentationen 
  • Usability Tests:  
    • Expertenanalyse durch heuristische Evaluation 
    • Nutzerbefragung: Online-Umfragen, telefonische Befragung, persönliche Nutzerbefragung, Befragung von Fokusgruppen und Nutzertests im Usability-Labor 

Wir bearbeiten Ihre Aufträge mit den gängigsten Redaktionssystemen, DTP- und Grafikprogrammen. Zusätzlich nutzen wir auch unser itl Tool für die Autorenunterstützung [i]-match. Damit können wir Sie beim gesamten Redaktionsprozess unterstützen: bei der Erstellung von Dokumentationen, bei der Einführung von Tools und Systemen in Ihrem Haus, bei der Datenbereinigung in Ihren Systemen bis hin zum Feinlayout Ihrer Dokumente in den gewünschten Zielsprachen.

Folgende Tools werden bei itl eingesetzt:

  • Adobe InDesign 
  • Adobe FrameMaker 
  • Microsoft Word 
  • Adobe RoboHelp 
  • MadCap Flare 
  • etc. 
  • Adobe Illustrator 
  • Adobe Photoshop 
  • Corel DESIGNER 
  • 3DVia Composer 
  • Adobe Substance 3D 
  • SAP 3D Visual Enterprise Author 
  • etc. 
  • SCHEMA ST4 
  • docuglobe 
  • TIM 
  • Smart Media Creator 
  • Noxum Publishing Studio 
  • etc. 

Das sind unsere Angebote zur Qualitätssicherung bei Inhalt und Benutzerführung, wenn Konzeption und Technische Redaktion bereits erledigt sind: 

  • Lektorat: Prüfung von Stil, Grammatik, Rechtschreibung und Inhalt 
  • Terminologie: Terminologie-Erfassung, -abstimmung und -pflege, die auch mithilfe eines Tools erledigt werden können 
  • Regelwerk: Formulierung eines Redaktionsleitfadens und Styleguides für zukünftige Dokumentationen 
  • Usability Tests: 
    • Expertenanalyse: durch heuristische Evaluation 
    • Nutzerbefragung: Online-Umfragen, telefonische Befragung, persönliche Nutzerbefragung, Befragung von Fokusgruppen und Nutzertests im Usability-Labor 

UXD – Blogartikel

Erfahren Sie alle zu UXD im Blogartikel von Dieter Gust mit dem Titel "Die Zukunft ist heute und heißt UXD – User Experience Design"

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Videoproduktion

Videos und Animationen: … uund Action!

Ein Bewegtbild ohne Bewegung ist so sinnfrei wie ein Hörbuch ohne Ton. In Videos oder Animationsstreifen muss etwas passieren, und zwar mehr, als dass ein Mensch in eine Kamera spricht; es sei denn, die Botschaft ist die Stimme selbst. Kommt aber auch eher selten vor. Abläufe und Prozesse, fließend dargestellt, sind das Elixier für Filmisches, es geht also um vorgemachtes Handlungswissen. Richtig geskripted, ist es sogar völlig egal, welche Sprache im Video gesprochen wird. Denn dann sind die Vorgänge und Handlungen an sich idealerweise so selbsterklärend, dass das gesprochene Wort nicht notwendig ist. Wenn allerdings weder Ton noch Vorgänge relevant sind, reicht eine 2- oder 3-D-Animation. Die wiederum ist besser als ein Bild. Für jede Anwendungssituation gibt es die perfekte visuelle Lösung.

Wir setzen Ihre Montage-, Service- oder Bedienungssanleitungen in das am besten geeignete Bewegtbildkonzept um. Auch Lehrvideos für Produktschulungen oder Fertigungsanleitungen produzieren wir nach den neuesten UX-Kriterien.

Ihre Vorteile

  • Höhere Kundenzufriedenheit durch verständliche Anleitungen 
  • Entlastung Ihres Kundenservice 
  • Kompetente, multimediale Begleitung Ihres technischen Produkts 
  • Bestandteil Ihres Marketings auf Social-Media-Plattformen 
  • Bereicherung Ihres Online-Auftritts auch im Sinne von SEO 

Unsere Leistungen

  • Gesamtkonzept für Ihre Bewegtbildanleitungen auf Basis eines optimalen User-Experience-Designs
  • Umsetzung in Videos, 2- oder 3-D-Grafikanimationen
  • Vorproduktion inklusive Nutzungskonzept, Navigationsstruktur und Storyboard
  • Regie und Dreharbeiten inklusive redaktioneller Begleitung
  • Postproduktion: Schnitt, Vertonung und falls nötig Texteinblendung
  • HTML5 zur responsiven Ausgabe inklusive Videoplayer-Design
  • Usability-Tests, die am Ende der Entwicklung durchgeführt werden

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Bildproduktion

Das Dreamteam der Kommunikation sind Text und Bild

„Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“ – gut, aber versuchen Sie diesen einfachen Satz mal als Grafik darzustellen. Ein Text hat Grenzen, ein Bild auch. Beides zusammen aber ist ein Dreamteam. Der Mensch nimmt ein Bild um ein Vielfaches schneller wahr als einen Text. Wie viel schneller? Etwa 60.000 Mal. Das bedeutet, dass Sie mit dem Auto bei 60 km/h unglaubliche 90 Mal um die Erde düsen würden. Bilder sind also ein zum Text mindestens gleichwertiger Bestandteil Ihrer Technischen Dokumentationen, denn sie werden blitzschnell erfasst und verarbeitet. Visuelle Elemente sind bei bestimmten Themen das Mittel der Wahl, um Ihre Technische Dokumentation klarer und verständlicher zu machen.

Wir reichern Ihre Produktdokumentationen um funktionale visuelle Elemente an, damit Ihre Kunden Inhalte schneller und leichter erfassen können. Dabei steht eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Verfügung, die sich durch eine jeweils spezifische Mechanik auszeichnen.

Die Auswahl bei visuellen Elementen: 

  • Technische Illustrationen 
  • Ersatzteil- und Explosionszeichnungen 
  • Foto-Strichumsetzungen 
  • Graustufen- und Farbgrafiken 
  • Schema- und Funktionsgrafiken 
  • Infografiken 
  • Schnitt- und Phantomzeichnungen 
  • 3D-Produktvisualisierungen 
  • Piktogramme 
  • Produktaufkleber, Warnschilder

Unsere Leistungen

  • Anfertigung von Grafiken auf Basis von 3D-CAD-Daten, Produktmustern oder Fotografien 
  • Erstellung von einzelnen Grafiken nach Kundenvorgaben 
  • Entwicklung des Designs und Erstellung aller Grafiken einer Dokumentation 
  • Dokumentation des Designs in einem Styleguide 

Ihre Vorteile

  • Bilder sind „Eyecatcher“ und ziehen den Blick unweigerlich auf sich  
  • Sie motivieren und lockern durch ihre Formen, Farben und den sie umgebenden Weißraum Texte auf 
  • Bilder werden schneller wahrgenommen und häufig besser verstanden als Text 
  • Bilder sind von der Sprache unabhängig und sparen Übersetzungskosten ein 
  • Sie stellen Informationen komprimiert dar und sparen bei gedruckten mehrsprachigen Anleitungen Platz und Kosten 
  • Bilder bieten Handlungsanweisungen, die der Anwender einfach nur nachmachen muss 

Piktogramme

Hier sehen Sie ein Beispiel für ein Piktogrammsystem, das wir speziell für einen Kunden entwickelt haben. Der Leser soll im Bruchteil einer Sekunde verstehen, worum es geht. Dabei helfen ihm gelernte schematische Symbole, die den Text visuell strukturieren. Sie dienen darüber hinaus auch hervorragend als Elemente, die den Nutzer bei der Navigation auf Internetseiten in Apps oder in Online-Anleitungen unterstützen. 

Unsere Leistungen bei Piktogrammen: 

  • Konzeption von Piktogrammsystemen 
  • Einzelpiktogramme, Piktogrammreihen 
  • Nutzertests, Styleguides 

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Hier können Sie unverbindlich ein Angebot anfordern: 

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Dokumentenanalyse Doku-Check

We rock the rules

Normen haben einen begrenzten Spaßfaktor. Sie nur zu lesen, tut manchmal körperlich weh. Allein, sie müssen sein. Denn obwohl sie so sperrig und spröde sind, ist ihr Nutzen groß, sobald sie in Ihren Technischen Produktdokumentationen umgesetzt wurden. Dann bewahren sie Sie zum Beispiel vor Haftungsklagen und optimieren Ihre Produkte durch verständliche Dokumentationen. Ihr Kunde ist dann mit Ihren Anleitungen mindestens so zufrieden wie die Gesetzgeber auf nationaler und EU-Ebene.

Wir prüfen Ihre Technischen Dokumentationen in einer umfassenden Dokumentenanalyse oder erstellen neue Dokumentationen auf der Grundlage aktueller Gesetze, Normen und Standards. Wir geben Ihnen aber auch ganz praktische Tipps, wie Sie selbst mit dem Regelwerk optimal umgehen.

Ihre Vorteile

  • Europaweite Normen-Konformität 
  • Umfassende Rechtssicherheit der Technischen Dokumentation 
  • Ausschluss von Risiken der Produkthaftung gemäß BGB § 823, § 434 
  • Aufwertung Ihres Produkts durch verständliche Anleitungen 
  • Präsentation der itl Analyse und unserer Empfehlungen 

Unsere Leistungen

  • Prüfung auf Normenkonformität 
  • Prüfung gemäß zutreffenden EU-Richtlinien 
  • Prüfung auf Einhaltung von ISO/IEC/IEEE 82079 
  • Zusätzliche Prüfung bei Softwaredokumentation gemäß Norm ISO 26514 
  • Prüfung einer elektronischen Dokumentation gemäß den Kriterien der Ergonomie-Normen 9241-11, 110 und 112 
  • Erweiterte Prüfung gemäß den Usability-Heuristiken der Nielsen Norman Group 
  • Prüfung auf Verständlichkeit 

Das sollten Sie wissen...

Unsere erfahrenen Redakteure für Technische Dokumentationen und unsere Normexperten prüfen jährlich Dutzende Technische Dokumentationen aus nahezu allen Branchen. Dazu gehören zum Beispiel Technische Dokumentationen für Produkte aus den Branchen Automatisierung, Gebäudetechnik, IT-Hard- und Software, Konsumgüter, Maschinen- und Anlagenbau sowie Messtechnik. Der Umfang reicht dabei von 10 bis zu 300 Seiten. Doch ganz unabhängig von Ihrer Branche und dem Umfang der Dokumentationen, Sie können sich am Ende darauf verlassen, dass Ihre Technischen Dokumentationen in jeder Hinsicht perfekt sind. Wir geben Ihnen aber auch ganz praktische Tipps, wie Sie selbst mit dem Regelwerk optimal umgehen.

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Ein Vorwort vom Co-Autor Dieter Gust zum itl NormenGuide

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Ihre Ansprechpartner zum Thema Smart Content

David Bodensohn

Business Development & Sales

Welche Dokumentations-konzepte benötigen Sie wirklich?

  • Wissen Sie, ob Sie Ihre Dokumentation von Print auf Digital ganz oder zum Teil umstellen können?
  • Kennen Sie die Vorteile von einem buchorientierten Informationskonzept gegenüber einer Topic-basierten Informationssammlung? 
  • Sie wollen Ihre Kunden während ihrer Customer Journey jederzeit bestens informieren. Wissen Sie, wie das geht?

Und zum Schluss noch eine Frage zum Kostenmanagement:

  • Können neue Dokumentationskonzepte wie zum Beispiel Textfreie Dokumentationen Kosten sparen und trotzdem Ihre Kunden glücklich machen?

Customer Journey

Tolle Produkte machen viele, aber da geht noch was

Zufriedene Kunden sind Ihr Ziel. Gehen wir der Einfachheit halber mal davon aus, dass Ihre Kunden mit Ihrem Produkt zufrieden sind, dann bleibt die Frage, wie Sie noch einen draufsatteln können. Der Kunde sollte nicht nur das Produkt, sondern auch Ihr Unternehmen wärmstens weiterempfehlen. Der Schlüssel dafür ist, Sie ahnen es, Vertrauen. Das wächst und gedeiht, wenn Sie zuverlässig für Ihren Kunden da sind, wann immer er Sie braucht. Während einer Customer Journey, die Ihr Kunde mit Ihrem Produkt unternimmt, kann der Anwender in allen möglichen und unmöglichen Situationen Ihre Hilfe brauchen. Seien Sie zur Stelle und geben Sie ihm mit Informationen in jeder Form das schöne Gefühl, sein Partner zu sein.

Wir finden heraus, wann Ihre Kunden welche Informationen, in welchen Formaten und welcher Darstellung brauchen. Die Umsetzung übernehmen wir natürlich auch. 

Unsere Leistungen

  • Analyse der Customer Journey Ihrer Kunden 
  • Design der Technischen Dokumentation als Komponente der Customer Journey 

Dazu gehören: 

  • Medienkonzept auf Basis des User-Experience-Designs (gemäß itl-UxD-Verfahren) 
  • Entwicklung von Community-Konzepten 
  • Mobile und Multimedia-Dokumentationen 
  • Wireframe- und Mock-up-Entwicklung für mobile Endgeräte 
  • Redaktionelle Überarbeitung für eine optimale digitale Nutzung 
  • Planung und Umsetzung von digitalen Lösungen auf Basis von HTML 
  • Programmierung von App-Lösungen 
  • Produktion und Integration von Animated GIFs, Videos, Screencasts und 3-D-Animationen 

Ihre Vorteile

  • Kundenzufriedenheit über das Produkt hinaus 
  • Stärkung Ihres Empfehlungsmarketings 
  • Omnipräsenter, zeitgemäßer Kundenservice 
  • Multiplattformfähige Technische Dokumentationen 
  • Medienkonzepte gemäß dem User-Experience-Design 

UXD – Blogartikel

Erfahren Sie alle zu UXD im Blogartikel von Dieter Gust mit dem Titel "Die Zukunft ist heute und heißt UXD – User Experience Design"

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Digitale Dokumentation

Die Zukunft ist jetzt

Acht von zehn Smartphone-Nutzern, das hat der Digitalverband Bitkom herausgefunden, können sich ein Leben ohne die mobilen Geräte nicht mehr vorstellen. Die Chancen stehen 2 zu 83 Millionen, dass die beiden, die ihr Smartphone nicht so doll lieben, ausgerechnet Ihre Kunden sind. Auch Ihre User, garantiert, leben in der digitalen Moderne mit der Allgegenwart von Information und Kommunikation. Papier tut sich damit recht schwer. Deshalb ist die Digitalisierung Ihrer Technischen Dokumentation zugleich die Kreation digitaler Benutzerassistenten, damit zehn von zehn Ihrer Kunden zufrieden sind.

Wir beraten Sie bei all Ihren Fragen der Digitalisierung Ihrer Technischen Dokumentation. Wir entwickeln für Sie eine maßgeschneiderte Strategie, passende Informationskonzepte und -Prozesse und kümmern uns um die optimale, haftungssichere Umsetzung.

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Für detaillierte Informationen über unsere Beratungsleistungen besuchen Sie bitte unseren Bereich itl pro consulting

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Textfreie Dokumentationen

Text und Bild in der Balance im Sinne der Verständlichkeit

Bilder sind wahre Multitalente und machen jeden happy: Der Nutzer kapiert die Anleitung auf Anhieb und kommt schneller zum Ziel. Der Hersteller spart sich Übersetzungskosten. Weniger komplizierte Produkte kommen sogar völlig ohne Text aus. Textfreie oder textreduzierte Technische Dokumentationen zu erstellen, ist aber so einfach nicht. Ein Experten-Team aus Technischer Redaktion, Bildkommunikation und technischer Illustration muss sehr behutsam abwägen, wie Text und Bild in eine ideale Balance zu bringen sind – damit zum Beispiel auch Gesetze und Normen eingehalten und Haftungsrisiken ausgeschlossen werden. 

Sie können auf der Grundlage unserer kostenlosen kurzen Potenzialanalyse abschätzen, ob Sie bei Ihren Dokumentationen den Textanteil verringern und den Bildanteil erhöhen können. Welche Effekte sich daraus für die Rentabilität ergeben, erfahren Sie natürlich auch. 

Ihre Vorteile

  • Höhere Kundenzufriedenheit durch verständliche Anleitungen 
  • Bildanleitungen sind auf die digitale Nutzung abgestimmt 
  • Reduktion von Übersetzungskosten bei Hybridlösungen 
  • Reine Bildanleitungen bei wenig komplexen Produkten 

Unsere Leistungen

  • Kostenlose Potenzialanalyse für Textreduktion durch Bildeinsatz 
  • Individuelle Konzepte für Anleitungen in Bildern und für Hybridvarianten in Text und Bild 
  • Umsetzung von der Einzelbildgestaltung über die Sequenzierung bis zur kompletten Anleitungsgestaltung 
  • Kreation optimaler grafischer, fotografischer oder animationstechnischer Elemente 

Anfrage

Hier können Sie unverbindlich Ihre kostenlose Potenzialanalyse über die Text-Bild-Balance anfordern: 

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Ihre Ansprechpartner zum Thema Smart Content

David Bodensohn

Business Development & Sales

Neue Prozesse in der Technischen Dokumentation: Am Ende ist alles gut

Immer steht das Gute dem Besseren im Weg. Da gibt es keine Ausnahme. In der Technischen Dokumentation sind das Gute die routinierten Abläufe, jahrelang verfeinerte Arbeitsteilungen, jeder hat sich in seinem Job eingerichtet. Der größte Bremser für das Bessere ist aber die Ahnung, was die Einführung neuer Technologien und Prozesse für den Arbeitsalltag bedeutet. Mehr Arbeit. Und ja, so ist es: Evaluation der Lösungen, Workshops, Einarbeitung und Helpdesk. Bis die Abläufe routiniert sind, die Arbeitsteilungen klar und sich jeder wieder in seinem Job eingerichtet hat. So läuft das immer, wenn das Gute dem Besseren Platz macht. Da gibt es keine Ausnahme.

Redaktionssysteme

Neues Redaktionssystem: So wird die Auswahl keine Qual

Überfordert, so fühlt sich der arme Neues-Redaktionssystem-Einführungsentscheider angesichts der komplizierten Auswahl unter einer Vielzahl von Angeboten. Und alle versprechen sie das Blaue vom Himmel. Wie vergleichen, wie auswählen? Es hilft aber nix: Sie müssen die richtige Lösung finden. Denn klar ist auch: Ist eine Software mal im Haus, bekommt man sie so schnell nicht wieder los. Die Investition in Geld, Zeit und Nerven ist zu hoch, um bei der Erkenntnis, dass das Redaktionssystem doch nicht tut, was es soll, den „Software deinstallieren“-Button zu klicken. Ein Trost ist allerdings, dass in keinem Softwarevertrag steht „bis dass der Tod uns scheidet“. Nicht mal im Kleingedruckten. 

Wir unterstützen Sie bei der Auswahl des Redaktionssystems, das punktgenau zu Ihnen passt, denn wir kennen die Stärken und Schwächen aller gängigen Systeme. Gemeinsam mit Ihnen erstellen wir ein Lasten- oder Pflichtenheft als Grundlage für Ihre Entscheidung. 

Ihre Vorteile

  • Kurze Zeitspanne der Evaluationsphase 
  • Geprüfte und gewichtete Ziele als Richtschnur 
  • Berücksichtigung bestehender Rahmenbedingungen 
  • Optimierung von bestehenden Prozessen (optional) 
  • Investitionsschutz durch zukunftsfähige Lösung 

Unsere Leistungen

  • Analyse der Ausgangsbasis: Festlegung der Randbedingungen wie Erwartungen, Ressourcen, Budget, technische Schnittstellen 
  • SWOT-Analyse der aktuellen Redaktionsumgebung 
  • Analyse des Prozessbewusstseins im Unternehmen. Klassifizierung für das weitere Vorgehen gemäß IPMM (Information Process Maturity Model) 
  • Prüfung des Mengengerüsts anhand eines oder mehrerer typischer Dokumente  
  • Prototyping künftiger Prozesse und Workflows 
  • Entwicklung einer Landkarte der Systemlösungen 
  • Implementierung des neuen Redaktionssystems inkl. Datenmigration, Anpassung von Modulen und Fragmenten 

Anfrage

Hier können Sie unverbindlich ein Angebot anfordern: 

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Wir beraten Sie

In unserem Bereich pro consulting beraten wir Sie zur Einführung von Redaktionssystemen.

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Datenmigration

Tolle Produkte machen viele, aber da geht noch was

Sie wissen es ja ganz genau, nicht wahr? Eine neue Terminologiedatenbank ist schon lange überfällig. Ein neues Redaktionssystem, DTP-Format oder Translation-Memory-System würde vieles einfacher machen. Zum Beispiel ließen sich Prozesse neu gestalten, die Daten besser verwalten, sodass die Arbeit schneller und weniger fehleranfällig vonstattengeht. Aber der Gedanke an den aufwändigen Umzug der Daten vermiest Ihnen die Innovations- und Entscheidungsfreude. Der Aufwand ist nämlich mächtig. In diesem Punkt haben Sie völlig recht. Aber nicht damit, die Modernisierung Ihrer Systeme zu schieben und zu schieben und zu schieben. Packen Sie’s an. 

Wir übernehmen das komplette Projektmanagement für den Umzug von Daten und Informationen in neue Systeme. Wenn Sie Teilbereiche der Installation und Migration selbst übernehmen möchten, dann unterstützen wir Sie dabei gerne mit fachkundiger Anleitung. 

Unsere Leistungen

  • Planung und Umsetzung der Datenmigration bei 
    • Terminologiedatenbanken 
    • Redaktionssystemen 
    • neuen DTP-Formaten 
  • Translation-Memory-Systemen 
  • Aufbereitung der Quelldaten 
  • Konvertierung der Daten 
  • Weitgehende Automatisierung der Migration 
  • Bereinigung von Dopplern 
  • Neue Befüllung von Terminologiedatenbanken 
  • Konzeption und Umsetzung individueller Datenmodelle 

Ihre Vorteile

  • Einsatz moderner Systeme und Gestaltung schnellerer Prozesse 
  • Entlastung interner Mitarbeiter bei der Systemerneuerung 
  • Reibungsloser Umstieg auf neue Systeme 
  • Einheitliche, kompatible Gesamtstrukturen für die Technische Dokumentation 

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Templates und Makros

Mit Templates einfach und schnell zum Ziel

Lieben Sie es, Vorlagen in Word, FrameMaker oder InDesign zu erstellen? Wir möchten wetten, dass Sie gerade den Kopf geschüttelt haben. Tun nämlich alle. Denn Templates zu programmieren ist für Ungeübte schwer. In der Zeit, in der sie das versuchen, hätten sie schon längst sämtliche Texte für ein Jahr im Voraus geschrieben. Deshalb: Sagen Sie uns, welche Vorlagen Sie wie brauchen, Skizze genügt, und wir übernehmen das. Oder testen Sie den itl DocuGuide.

Standard-Templates für flottes und einfaches Publishing

Sie haben die Wahl zwischen Standard-Templates und individuellen Vorlagen. Hier sind unsere Angebote für Standardvorlagen:

Word-Templates in Ihrem Corporate Design mit Schnellbausteinen, Menüleisten, Makros und anderen nützlichen Funktionen

  • Vorbereitete Tabellen per Mausklick
  • Bild- und Grafikobjekte mit Legende
  • Textteile wie zum Beispiel Sicherheitshinweise per Mausklick einfügen
  • Komplette Handlungssequenzen zum Einfügen
  • Individuelle Schnellzugriffsleisten und Menüleisten
  • Schnellbausteine und zahlreiche Makros
  • Automatisierte Indexerstellung
  • Stabile Dokumente ohne „Absturzgefahr“
  • Musterseiten für häufig verwendete Seitenlayouts
  • Funktionale Rastereinstellungen
  • Aufeinander aufbauende Absatzformate
  • Zeichenformate zum Hervorheben von Zeichen oder Wörtern
  • Schriften mit dem vollständigen Zeichensatz für die Zielsprachen Ihrer Dokumente
  • Objektformate für die einheitliche Gestaltung und schnelle Formatierung
  • Eigens programmierte Scripts für Spezialaufgaben

Individuelle und prozessfähige Templates

Die Premiumvarianten unter den Templates sind individualisierte und prozessfähige Vorlagen, die speziell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Damit können Sie den Aufwand für die Bearbeitung Ihrer Dokumente reduzieren und die Qualität erhöhen. Durch eine einheitliche Struktur von Form und Inhalt Ihrer Dokumente sind sie für Ihre Kunden zudem sehr viel übersichtlicher, schneller und einfacher zu rezipieren.

Wir bieten Ihnen umfassende spezifische Word-Dokumentvorlagen. Dabei ist das Menüband eigens an die möglichen Funktionen angepasst. Das ist auch die Basis für prozessfähige Dokumente. Ihre individuell programmierten Vorlagen und Dokumente können Sie langfristig benutzen und pflegen. Und selbst nach Übersetzungen sind keine oder nur geringe Anpassungen an das Layout notwendig.
Damit wir Ihnen punktgenau das liefern, was Sie brauchen, klären wir mit Ihnen gemeinsam in einem Spezifikationsworkshop die Details. Er dauert etwa ein bis zwei Tage. Das Ergebnis ist eine Word-Dokumentvorlage, die je nach Bedarf Folgendes umfasst:

  • Benennung und Definition von Formatvorlagen für Zeichen, Absatz, Listen und Tabellen
  • Bereitstellung von Autotexten wie zum Beispiel Warnhinweise nach ANSI Z535.6 und/oder ISO 3864
  • Makros und Autotexte zur leichteren Bedienung wie zum Beispiel zum Einfügen von Grafiken und anderen Objekten oder die Definition von Dateieigenschaften
  • Eigenes Menüband mit allen benötigten Funktionen
  • Beliebige Anpassbarkeit der Vorlage an individuelle Wünsche

FrameMaker bietet weit bessere Voraussetzungen als Word, um prozessorientierte Templates zu erstellen. Aber Sie können auch bei diesen Vorlagen von unserer Erfahrung profitieren. Denn wir haben nicht nur die Anzahl der Mausklicks im Blick, sondern auch die Effizienz der Anwendung.

Um Templates in FrameMaker zu entwickeln, nutzen wir unser weltweit einmaliges itl Template-Tool. Damit vereinfachen wir sowohl die Template-Dokumentation als auch die Template-Kontrolle. Daraus resultiert bei komplexen Template-Projekten erfahrungsgemäß eine Zeitersparnis von Tagen oder sogar Wochen.

Wir bieten Ihnen sowohl individuelle Entwicklungen als auch fertige FrameScript-Lösungen an. Bei der individuellen Template-Entwicklung programmieren wir kundenspezifische Scripts mit FrameScript oder ExtendScript.
Unsere fertigen FrameScript-Lösungen bieten wir Ihnen, teilweise kostenlos, unter dem Online-Portal [i]-frame an.

Näheres zu unseren Scripts erfahren Sie in unseren Blogartikeln zu "Kostenlose Scripsts von itl", "Kurzvorstellung [i]-frame" und "FrameMaker optimieren".

Wir bieten Ihnen FrameMaker-Templates mit folgenden Vorteilen:

  • Umsetzung Ihrer CI-Vorgaben in prozessorientierte und übersetzungsfähige Dokumente
  • Templates inklusive Template-Kurzdokumentation
  • Auf Wunsch Musterbücher mit Standardkapiteln
  • Gut strukturierte und dokumentierte Vorlagen
  • Vorgabe- und Referenzseiten
  • Muster für Warnhinweise
  • Absatz-, Zeichen- und Tabellenformate
  • Durchdachte Nummernfolgen
  • Indexsortierung für Fremdsprachen

InDesign ist unbestritten das modernste Desktop-Publishing-System. Aufgrund seiner Entwicklungsgeschichte ist die Anwendung seitenorientiert und eher nicht prozess- und dokumentenorientiert – wie wir von itl es besser finden.

Vertrauen Sie auch bei Ihrer Technischen Dokumentation, die Sie mit InDesign gestalten wollen, auf die itl Experten: Bei den von uns entwickelten Templates stehen die leichte Pflegbarkeit und die Effizienz der Anwendung für große Dokumente im Mittelpunkt. Sollte sich bei unseren Templates die Mausbedienung als ineffizient erweisen, lösen wir dieses Problem durch eine Script-Programmierung.

Wir bieten Ihnen InDesign-Templates mit folgenden Vorteilen:

  • Umsetzung Ihrer CI-Vorgaben in prozessorientierte und übersetzungsfähige Dokumente
  • Musterseiten für häufig verwendete Seitenlayouts
  • Durchdachte Rastereinstellungen
  • Aufeinander aufbauende Absatzformate
  • Zeichenformate zum Hervorheben einzelner Begriffe
  • Objektformate für die einheitliche Gestaltung und schnelle Formatierung
  • Leichte Anwendung von Layoutvorgaben

Prozesse automatisieren mit passgenauen Templates

Publishing-Projekte können langwierig und aufwändig sein. Sie können aber auch flott und einfach ablaufen. Ein Schlüssel dazu sind prozessfähige Templates. Damit können Sie eine Reihe von Abläufen automatisieren. Möglich wird das durch den Einsatz von individuellen Makros, Scripts und Plug-ins in den Anwendungen Word, Excel, FrameMaker, InDesign oder in anderen DTP-Programmen

  • Leichteres Arbeiten in den DTP-Programmen
  • Prozessoptimierung durch Automatisierung
  • Reduzierte Aufwände bei Publishing-Projekten
  • VBA, FrameScript, InDesign-Scripting
  • Prozessautomatisierung
  • Plug-in-Technologie
  • Adx-Loader
  • Adobe FrameMaker Developer Kit
  • InDesign-SDK
     

Der itl DocuGuide: die kostengünstige Alternative für Word-Templates

Für manche Publishing-Projekte sind ausgefeilte Dokumentvorlagen nicht notwendig. Es genügen saubere prozessorientierte und damit pflegbare Dokumente. Dann ist der itl DocuGuide für MS Word das Richtige für Sie. Der itl DocuGuide zeigt Ihnen, welche Word-Dokumentvorlagen wir für unsere Kunden entwickelt haben. Er bietet Ihnen eine weitgehend fertige Dokumentvorlage mit einem eigenem Menüband, die Sie auch ohne Anpassung verwenden können. Aber Sie können sie auch jederzeit nach Ihrem Bedarf verändern. Mehr zum itl DocuGuide 

Sie bedienen Word genau so effizient, wie Sie es von FrameMaker oder InDesign kennen: Durch unsere Menübandanpassung und Zusatzprogrammierung wird Word zu einem effizienten Werkzeug für technische Dokumente.

Grafikverknüpfungen können Sie wie in einem professionellen DTP-Tool kontrollieren. Die eingebauten Funktionen von Microsoft dürfen Sie getrost vergessen.

Damit die Anwendung der Word-Vorlage kinderleicht ist, haben wir die Bedienungsanleitung direkt in die Dokumentvorlage integriert.

  • Als beispielhafte Anwendung der Funktionen und Formatvorlagen
  • Integriert als Pop-ups im Menüband
  • Die Pop-up-Informationen des Menübands können Sie zweisprachig (Standard: Deutsch-Englisch) in einer Excel-Datei selbst anpassen und per Makro über eine ausgeklügelte Verweislogik in das Template integrieren.

Es gibt keinen Makroschutz und keine arbeitsplatzbezogene Lizenzierung.

Sie können das Menüband jederzeit mit Hilfe des RibbonX-Editors ändern.

  1. Als Lizenz für eine gesamte Abteilung für 690,– Euro zzgl. MwSt.
  2. Als Add-on zu unserem Word-Workshop: 20 Prozent Rabatt auf 550,– Euro zzgl. MwSt.

itl DocuGuide Version 13

Füllen Sie die Lücke zwischen MS Word und einem Redaktionssystem!

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Immer up to date: itl Blog

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Ihre Ansprechpartner zum Thema Smart Content

David Bodensohn

Business Development & Sales