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Drei Mythen im Terminologiemanagement und was dahintersteckt

Mythos 1: Terminologiearbeit ist ein Teilbereich der Übersetzung

Warum wurde und wird auch noch heute Terminologiemanagement immer mit Übersetzungen in Zusammenhang gebracht? Vielleicht deshalb, weil die ersten Terminologiesysteme immer in einem Translation-Memory-System integriert waren? Weil fehlende Terminologiefestlegung sofort zu groben Fehlübersetzungen führt?

Die Notwendigkeit einer mehrsprachigen Terminologiearbeit ist sicher nicht von der Hand zu weisen. Die Wirklichkeit eines funktionierenden Terminologiemanagements beginnt jedoch in der Quellsprache. Dabei sind und waren die prozessualen Herausforderungen in der Quellsprache bei weitem größer als im Übersetzungsbereich. Es gilt Terme aus allen Unternehmensbereichen frühzeitig kanalisiert aufzunehmen, diese innerhalb von Freigabe- oder Änderungsworkflows an die beteiligten Verantwortlichen weiterzureichen und einen geordneten und zeitüberwachten Freigabeprozess zu ermöglichen. In der nachfolgenden Grafik wird mit der „Terminologie-Glocke“ dargestellt, wie im Produktionslebenszyklus Terminologie exponentiell verbreitet und genutzt wird. Nur ein frühzeitiger Termfindungsprozess kann deshalb einer zunehmenden „Sprachverwirrung“ im Unternehmen entgegenwirken.
Dabei müssen Termbestände in Termprojekten paketiert werden, um die freizugebende „Termmasse“ strukturiert abarbeiten und  Prioritäten vergeben zu können. Letztendlich muss die freigegebene Terminologie allen Nutzern direkt in ihrer Arbeitsumgebung in Echtzeit zur Verfügung gestellt werden.

Dagegen stellt sich ein Termübersetzungsprozess relativ einfach dar, da hier nur noch ein Sprachtransfer in die jeweilige Zielsprache organisiert werden muss.

Auch aus dieser Erkenntnis lassen sich drei Forderungen ableiten:

  1. Der Terminologieprozess findet zu einem Großteil im quellsprachlichen Bereich statt, am besten bereits bei der Produktplanung und -spezifikation. Systemunterstützung muss also vor allem dort erfolgen.
  2. Die quellsprachlichen Freigabeprozesse müssen workflowbasiert und in definierten Termprojekten erfolgen, damit sie beherrschbar werden.
  3. Nicht nur der Prozess der Termfreigabe, sondern auch der Prozess der effektiven Nutzung muss genau definiert und systemtechnisch unterstützt werden
Terminolgiemanagement und Terminologie-Glocke

Mythos 2: Der Terminologe als Einzelkämpfer

Wie kommt ein Unternehmen zu einheitlicher Terminologie? Oft wurde ein Terminologe eingestellt, in der Hoffnung, dass dieser der internen „Sprachverwirrung“ Einhalt gebietet. Ausgestattet wurde er mit einem Einzelzimmer und einer Excel-Liste voller Benennungen  – und dann sah man eine Weile nichts mehr von ihm. Wenn er nach einem halben Jahr die ersten Ergebnisse rückmeldete, traf er auf eine unternehmerische Realität, die es ihm nicht erlaubte, grundlegend sprachliche Änderungen im Unternehmen durchzusetzen. Selbst wenn er sich punktuell durchsetzte, blieb die „Sprachverwirrung“ erhalten, weil in allen Systemen die alten Benennungen weiterhin verwendet wurden.

Diese zugegebenermaßen etwas überspitze Darstellung bringt drei weitere grundlegende Forderungen mit sich, die es einzulösen gilt, um heute ein funktionierendes Terminologiemanagement in das Unternehmen zu integrieren:

  1. Der Terminologiemanager muss von Anfang an unternehmerisch in eine Organisationsstruktur und in Prozesse integriert werden.
  2. Der Terminologiemanager muss mit weitreichenden Befugnissen ausgestattet werden, um erarbeitete Ergebnisse zu platzieren und sprachliche Änderungen im Unternehmen durchsetzen zu können.
  3. Führende Content-Systeme, wie ERP-Systeme, PIM-Systeme, CMS oder Redaktionssysteme müssen einen direkten Zugriff auf erarbeitete terminologische Einträge haben, damit bestehender Content korrigiert und neuer Content korrekt erstellt werden kann.

Mythos 3: Terminologiemanagement gehört in die Technische Redaktion

Die Leidtragenden eines fehlenden Terminologiemanagements sind zuerst einmal die Technischen Redakteure. Sie tragen aus verschiedenen Abteilungen Informationen zur Erstellung einer Dokumentation zusammen und müssen im Falle sprachlicher Inkonsistenz aus dem inhomogenen Input einen homogenen Output schaffen. Zusätzlich stehen sie bei Übersetzungen hilflosen Übersetzern immer wieder als Ansprechpartner zur Verfügung, wenn es darum geht zu erklären, was es mit den firmenspezifischen Benennungen auf sich hat.

Aufgrund dieser Arbeitshürden und des zunehmenden Leidens- und Arbeitsdrucks wird die Einführung eines Terminologiemanagements meist von der Technischen Redaktion getrieben und nicht selten dann auch organisatorisch übernommen.

Diese Entscheidung ist zwar verständlich, aber in den meisten Fällen keine gute Lösung. Terminologie entsteht in der Regel bei den ersten Planungsgesprächen zu einer Produkt-Neueinführung. Terminologie entsteht vor allem bei der Produktspezifikation in der Entwicklung und bei der Anlage von Teilelisten im ERP-System. Terminologie entsteht auch in der Konstruktion, Softwareentwicklung und der Vermarktung. Sehr viel seltener entsteht jedoch neue Terminologie in der Technischen Redaktion.

Ein Prozessverantwortlicher für sprachliche Konsistenz sollte also auch dort verortet sein, wo erste Entscheidungen für oder gegen eine Benennung getroffen werden. Er sollte den Produktionsprozess aktiv begleiten und Sprache sollte dabei als Produktionsmittel betrachtet werden.

In der Praxis hat sich herausgestellt, dass diese Herausforderung oft ein Verantwortlicher aus dem Marketing übernehmen kann, der Terminologie als Teilbereich des Corporate Wording und damit der Corporate Identity sieht. Alternativ kann dies ein Verantwortlicher für Standardisierung und Normung oder auch ein Verantwortlicher im ERP-Umfeld sein, der die ERP-Informationen als die Basis betrachtet, mit der alle nachfolgenden Informationssysteme und -träger im Produktionsprozess „gefüttert“ werden. Technische Redakteure sind als Informationsnehmer meist viel zu weit am Ende der Produktionskette angesiedelt um wirklichen Einfluss nehmen zu können.

Aus dieser Erkenntnis lassen sich final drei weitere Forderungen ableiten:

  1. Der Terminologieprozess ist ein produktionsbegleitender Prozess, Terminologie ein Produktionsfaktor, der in den Planungs- und Entwicklungsprozess integriert werden muss.
  2. Terminologieverantwortliche sollten in sehr frühen Phasen der Produktionsplanung involviert sein.
  3. Terminologieverantwortliche sollten organisatorisch auch dort verortet sein, wo es um Produktplanung und Prozessorganisation geht, um Schnittstellenverluste zu vermeiden.

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[12. Mai 2016]

Meine Kollegin hat mich dankenswerter Weise auf ein paar historische Tatsachen hingewiesen, die ich gerne als Ergänzung und Korrektur an meinen Blog hängen möchte.

Die ersten Terminologiesysteme entstanden tatsächlich bereits in den 1960er und 1970er Jahren, lange vor den TMs: Termium (Kanada), Eurodicautom, Siemens TEAM, Bundeswehr LEXIS – siehe u.a. Kapitel 3 in www.hutchinsweb.me.uk/MTJ-1998.pdf. Auch die ersten kommerziellen Terminologiesysteme Anfang der 1990er Jahre waren eigenständig.

Mein Blog will diese Historie nicht in Frage stellen. Aus meiner Sicht wurden jedoch Terminologiesysteme kommerziell in großer Verbreitung erst im Übersetzungsprozess im Zuge der TMS-Einführung verwendet. Darauf basiert auch meine Folgerung, dass bis heute Terminologiearbeit leider nur als Thema der Übersetzung angesehen wird, in Wahrheit jedoch diese Betrachtung sehr reduziert ist und nur einen Bruchteil des eigentlichen Terminologieprozesses abbildet.

[12. Mai 2016]

Hallo Herr Otto,

ich verstehe Ihre Frustration, die ich durchaus nachvollziehen kann, aber die Hoffnung stirbt zuletzt.

Meine Erfahrung, vor allem aus dem letzten Jahr, ist ein extremer Aufschwung des Themas. Einmal begründet ist dies durch zunehmende "Mergers & Acquisitions"-Aktivitäten, die Unternehmen zwingen, Unternehmenssprache aus zwei Sprachkulturen zu vereinheitlichen. Weiterhin treiben jetzt auch Verantwortliche für die Produktdatenerstellung und -pflege im ERP oder PIM den Terminologieprozess voran. Die Technische Dokumentation steht also hier nicht mehr als Treiber allein da, und das Terminologiemanagement erhält aus oben genannten Gründen aus verschiedenen Töpfen das notwendige Budget.

[10. Mai 2016]

Hr.

Mythen sind es eigentlich nicht, sondern Lösungsansätze oder gute Strategien für Unternehmen.

Die jeweiligen Schlussfolgerungen sind voll zutreffend und richtig, doch leider habe ich in zwanzig Jahren Berufspraxis (als Angestellter und Freiberufler) noch kein Unternehmen kennengelernt, dass auch nur ansatzweise diese Wege gegangen wäre.

Terminologie bleibt bei Unternehmen ein Buch mit sieben Siegeln und es wird leider auch noch lange so bleiben.

[08. Mai 2016]

Hm, auch wenn Redakteure faktisch oft zu weit weg sind von den Term-Erfindungsprozessen, muss die Terminologiearbeit bei den Technischen Redakteuren formal eher gestärkt und in den Projektplänen bewusst berückschtigt werden, z. B. 5 % der Arbeitszeit. Denn nur Technische Redakteure haben die richtigen Zielgruppenbrillen auf, sollten Experten in zielgruppenorientierter verständlicher Kommunikation sein und denken in Nutzungsprozessen von technischen Informationen, so auch von Terminologie. Alle anderen denken Terminologie eher isoliert als eigenständige Informationsträger, gleich technischen Daten.

Das Gesamtmanagement für Terminologie mag dann gern jenseits der Dokuverantwortlichen liegen.