Papierpflicht für Technische Dokumentation und die EU-Gurkenverordnung

Aber lassen wir die Gurken links im Regal liegen und wenden uns der „Papierpflicht“ für Technische Dokumentation zu. Um Missverständnissen vorzubeugen: Es soll nicht vordergründig nur von den Vor- und/oder Nachteilen gedruckter oder elektronischer Doku die Rede sein, denn beide Gattungen haben ihre Berechtigungen, Stärken und Schwächen. Aber wir wollen hinterfragen, wie es eigentlich um die gesetzliche Basis bestellt sein könnte, wenn Leitlinien und Gutachter immer wieder die Papierpflicht für Technischen Dokumentationen beschwören.

Befragt man Experten aus dem Maschinenbau, lautet die Aussage häufig, die Maschinenrichtlinie verlange pauschal Dokumentation auf Papier. Argumentiert wird dabei gerne mit dem „Leitfaden für die Anwendung der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG“. Doch der Leitfaden schreibt zur Interpretation des § 255 der Maschinenrichtlinie („Die Form der Betriebsanleitung“) schon etwas milder und einschränkender: Die Form der Betriebsanleitung wird in Nummer 1.7.4 nicht festgelegt. Der allgemeine Konsens lautet, dass sämtliche Anleitungen, die für Sicherheit und Gesundheitsschutz relevant sind, in Papierform mitgeliefert werden müssen, da nicht davon ausgegangen werden kann, dass der Benutzer Zugang zu einem Lesegerät für das Lesen einer in elektronischer Form oder auf einer Website zur Verfügung gestellten Betriebsanleitung hat.

In der Tat findet sich im gesamten Kapitel der zugrunde liegenden Maschinenrichtlinie selbst keine einzige Fundstelle zu „Papier“ oder „gedruckt“, und der „allgemeine Konsens“ im Leitfaden bezieht sich lediglich auf sicherheits- und gesundheitsrelevante Teile der Dokumentation. Die „Papierpflicht“ ist weder Bestandteil der Richtlinie noch eine gesetzliche niedergelegte Pflicht, sondern lediglich eine Empfehlung aus dem Leitfaden. Die Empfehlung wiederum folgt einem allgemeinen Konsens, wie auch immer dieser entstanden sein mag. Zu einer gesetzlichen Pflicht reicht das noch nicht!

Grundsätzlich muss unterschieden werden zwischen Richtlinien und Leitfäden, das betont so auch so gut wie jeder Guide, und er liefert keine juristisch verpflichtende Festlegung. Leitfäden (Guides) sind immer nur Empfehlungen. Sie entstehen aus Interpretationen von Richtlinien bzw. Gesetzen und Normentexten, wie sie eben zur Zeit der Abfassung der Guides vom betreffenden Gremium wahrgenommenen wurden und aus reflektierten Überlegungen entstanden sind. Auch der Blue Guide (Leitfaden für die Umsetzung der Produktvorschriften der EU) beansprucht keine Gesetzesgültigkeit und will lediglich Empfehlungen geben. Er reicht die Rechtswirksamkeit wieder an die EU-Harmonisierungsrichtlinie zurück: This is intended purely as a guidance document – only the text of the Union harmonisation act itself has legal force. Leider wird das oft übersehen.

Wenn ein Leitfaden nun die Forderung stellt, dass Betriebsanleitungen auf Papier gehören, so ist dies schlicht nicht juristisch bindend – der Suggestion kann man aber natürlich nachkommen.

Der Guide räumt elektronischer Doku immerhin einen sinnvollen Platz ein – allerdings nur zusätzlich zu der auf Papier: Häufig ist es jedoch hilfreich, die Betriebsanleitung in elektronischer Form und im Internet sowie in Papierform zur Verfügung zu stellen, da der Benutzer damit die elektronische Fassung bei Bedarf herunterladen und sich wieder ein Exemplar der Betriebsanleitung beschaffen kann, falls das Papierexemplar verlorengegangen ist. Diese Vorgehensweise erleichtert auch gegebenenfalls erforderliche Aktualisierungen der Betriebsanleitung.

EU-Richtlinien, und somit auch die EU-Maschinenrichtlinie, sollen in nationales Recht umgesetzt werden. Die Maschinenrichtlinie fordert aber kein Papier, also kann auch kein Gesetz hierfür abgeleitet werden. Damit schließt sich der Zirkel. Verschiedene (Über)interpretationen, die sich in Leitlinien finden, meinen jedoch aus den Richtlinien eine pauschale Papierpflicht herauszulesen und erwarten, aus dieser Interpretation eine Art Rechtswirkung erzielen, aus welchem Grund auch immer. Sehr häufig erfüllt sich diese Erwartung (noch).

Sowohl das Haftungsrecht als auch die Vorschriften für das Inverkehrbringen von Dokumentationen stellen jedoch lediglich fest, dass „Anleitungen dem Produkt in einer Weise beigegeben oder mitgeliefert werden müssen, in der der Nutzer sie ohne besondere Hilfsmittel zu dem Zeitpunkt lesen kann, zu dem er sie benötigt.“ Dieses Kriterium – nennen wir es behelfsweise „uneingeschränkte Verfügbarkeit“ –, erscheint nun besonders interessant, denn es stellt den Usability-Aspekt in den Vordergrund, der in der Technischen Doku eine prominente Rolle einnimmt. Softwaredokumentationen sind fein raus, denn selbst konservative Gutachter geben hier der elektronischen Doku grünes Licht, da sie ja direkt am „Lesegerät“, benutzt werden kann.

Zwingt die zitierte Textpassage aber ausdrücklich und ausschließlich zur Papierdokumentation? Eher nein. Und in vielen Fällen läuft das zwanghafte Festhalten an Papierdokumentationen dem tieferen Sinn der Vorschrift, einen barrierefreien Zugang zur Doku zu gewährleisten, sogar zuwider. Angesichts der Schrift- und Bildgrößen einiger Beipackzettel wäre oftmals eine Lupe als Beigabe „besonderer Hilfsmittel“ mehr als angeraten, wenn lediglich Papierdokumentation den rechtlichen Forderungen genügen würde. Sollte nicht ein Smartphone oder handliches Tablet mit hellem Bildschirm das Medium der Wahl sein?

Anders sähe es aus, wenn z. B. großformatige Schaltpläne betrachtet werden müssen. Aber auch dafür gibt es keine gesetzliche Forderung, dass etwa ab DIN A3 auf Papier geliefert werden müsse. Zum Papier raten uns in diesem Fall jedoch auch Usability-Überlegungen, die ansonsten zur elektronischen Darreichungsform raten. Gegenrede: Wer kauft noch Landkarten? Wenn Google Maps das perfekte Zoomen bietet!

Oder man versetze sich gedanklich mit einem dicken Papierquader ausgestattet z. B. in schwach beleuchtete oder an räumlich stark beengte Umgebungen bei bestimmten Montage- und Wartungsarbeiten. Ist hier – im Sinne der haftungsrechtlichen Forderung – die gesuchte Funktion im richtigen Moment oder der entscheidende Kniff auf Papier eindeutiger und schneller anzubieten als über Smartphone und Suchfunktion?

Wenn in den Leitfäden von „elektronischer Dokumentation“ die Rede ist, werden neben dem Internet meist die Medien CD und DVD zitiert, obwohl die schillernden Scheiben mittlerweile als Träger für elektronische Dokumentation weitgehend ausgedient haben. Sind diese Datenträger dem Produkt beigelegt, können sie – ähnlich wie die gedruckte Dokumentation – auf dem Weg von der Produktion bis zum Verbraucher schon einige Monate an Aktualität eingebüßt haben und eventuelle Fehlerkorrekturen noch nicht beinhalten. In der Regel besteht der nächste Schritt des potenziellen Lesers darin, z. B. von der Herstellerseite die aktuelle Version abzurufen.

Darüber hinaus unterstellt man die Notwendigkeit sperriger Gerätschaften: Desktop-PC oder Notebook, eventuell noch mit diverser Peripherie und Kabeln. Solche, beinahe schon anachronistisch anmutenden Konfigurationen sind natürlich nicht zu jedem Zeitpunkt zur Hand, und deren Erwähnung in Leitfäden ist ein deutliches Indiz dafür, dass bei so manchem Leitfaden Aktualisierungsbedarf besteht.

Im Falle des ZVEI-Leitfadens in der Version 2016 gegenüber der aus dem Jahr 2012 im Kapitel „Formvorschriften“ ist dies z. B. bereits geschehen. Der folgende Passus aus 2012 ist jedenfalls in der Fassung von 2016 gestrichen – well done: „Die EU-Kommission ist der Ansicht, dass eine Betriebsanleitung ausschließlich auf CD nur dann möglich ist, wenn das Produkt selbst das Lesen der CD ermöglicht. Inhalte, die bereits vor und während der Inbetriebnahme nötig sind, müssen dennoch gedruckt vorliegen, da die CD erst nach der Inbetriebnahme mit dem Produkt selbst lesbar ist. Betriebsanleitungen, die der Anwender nur über das Internet erhalten kann oder andere Formen der „Selbstabholung“ bergen erhebliche haftungsrechtliche Risiken.“

Smartphones und Tablets gehören mittlerweile ins Alltagsbild und sie helfen uns, so manche Hürde des Alltags zu nehmen. Wir jonglieren souverän mit USB-Sticks und SD-Karten oder holen Daten aus der Cloud und sonstiger Virtualität. Die kleinen Geräte gewähren Zugriff auf Nachrichten, Wetterbericht und Mails. Manch furchtloser Zeitgenosse verwaltet sein Hab und Gut, er steuert Geschäfts- und Privatleben damit. Richter schlagen Gesetzestexte darin nach, auch Ärzte recherchieren in Datenbanken. Die kleinen Geräte beraten uns mit den ausgefuchstesten Apps bei durchaus sensiblen Bereichen unserer Lebensführung, z. B. bis hin zur Gesundheitsregulierung. Und sie bieten eben auch den Zugriff auf aktuelle Dokustände, direkt vom Erzeuger, frei Haus und frisch auf den Tisch. Und dann will man uns weismachen, wir sollen dennoch per Gesetz vergilbtes und eventuell noch fehlerbehaftetes Papier aus der vergangenen Dekade verordnet bekommen? Mit Sicherheit stellen mobile Medien im Vergleich zu Papier heute die alltagstauglichere Methode zur Informations- und Dokubeschaffung dar. Nicht nur in Form von digital angelerntem Papier (PDF), sondern auch per Lehrvideos oder mit Animationen.

Demnächst vielleicht in AR und auch in Ihrem Theater. Kurzum: Der Nutzer kann auf all dies ohne besondere (!) weitere Hilfsmittel zu dem Zeitpunkt zugreifen, zu dem er sie benötigt, genau wie von der Richtlinie vorgesehen. DAS müsste eigentlich gesetzlich verankert werden! Und der wahre Kenner, der sein Smartphone im Griff hat, versteht sogar, Hotlines anzurufen. Wozu soll er zusätzlich mit „gesetzlich“ verordnetem Papier gegängelt werden?

In manchen Leitfäden wird betont, dass das Medium Papier automatisch den gesetzlichen Forderungen genüge, und dies bei elektronischer Doku eher fragwürdig sei. Weshalb denn? Vielleicht aus der Unsicherheit heraus, dass beim Papierverzicht Rechtsnachteile entstehen könnten? Ein in diesem Zusammenhang erfreulich zeitpragmatischen Urteil des Landesgerichts Potsdam von 2014 (LG Potsdam, Urteil vom 26.06.2014, Az. 2 O 188/13; https://openjur.de/u/775183.html) widerspricht diesem Argument, indem es in einem Rechsstreit über das Fehlen eines gedruckten Handbuchs zu einer Digitalkamera feststellt: Anders als die Klägerin meint, geht die Verkehrserwartung der Verbraucher heutzutage nicht mehr dahin, zu jedem technischen Produkt, das er erwirbt, eine gedruckte Bedienungsanleitung in deutscher Sprache zu erhalten. Ein Lichtblick zwar, aber noch kein Freibrief, denn auf hoher See und vor Gericht …

Generell scheinen Richter – auch abseits unseres Themas – unter bestimmten Sicherheitsvoraussetzungen (Stichwort „Gerichtsfestigkeit“) weniger „digitalophob“ zu sein als man gemeinhin glaubt, wie hier als Beispiel zu entnehmen ist: Gescannte Dokumente sind als Beweismittel zulässig!

Wo Zweifel bestehen, ob alles mit Papier abgedeckt sein muss oder ob man mit digitalem Angebot auf dem richtigen Weg sei, stellen sich die Fragen: „Was genügt dem Juristen und was macht den Nutzer glücklich?“ „Was gehört sicherheitshalber für den Fall der Fälle auf Papier?“ „Was kann man sinnvollerweise in rein elektronischer Form beitragen?“ Hier können Empfehlungen aus Leitfäden durchaus zu Antworten beisteuern. Sie sollten aber auf den jeweils konkreten Einzelfall hin zusammen mit den betreffenden Richtlinien bewertet und gegebenenfalls modifiziert umgesetzt werden. Zwingen kann ein Leitfaden zu nichts.

Ein Lösungsansatz ist folgender: Ergibt das Ergebnis einer Risikoanalyse und einer Analyse zum Nutzungskontext, dass eine Online-Nutzung der Anleitung über elektronische Medien als Standard gegeben bzw. gefordert sein kann, dann ist eine Auslieferung der Anleitung nur als Online-Medium überhaupt kein Problem!

Damit wird bestätigt, was die Verordnung über Nur-Online-Anleitungen von Medizin(!)-Geräten noch zaghaft, aber immerhin schon zugesteht: Dort kam man zu der erstaunlichen Erkenntnis, dass Online-Anleitungen Vorteile gegenüber der Papieranleitung bieten können!

Ein Unternehmen kann auf diese Weise zur Online-Anleitung übergehen:

  • Die Risikoanalyse muss ergeben, dass die alleinige Zurverfügungstellung einer Online-Anleitung keinen Sicherheitsnachteil für die angedachte Zielgruppe bedeutet.
  • Alle Vertragsunterlagen müssen auf die alleinige Zurverfügungstellung der Online-Anleitung hinweisen und einen „leichten“ Zugang garantieren, d.h. die Zielgruppe muss ohne Aufwand Zugang zur Online-Anleitung erhalten können. Die Formate PDF oder HTML sollten hier als De-facto-Weltstandards ausreichen, um als für jedermann mit Standard-Viewern, die immer auf Rechnern vorhanden sind, anschauen zu können.

Dem Nutzer sollten jedoch unbedingt Kurzinformationen mit folgendem Inhalt in gedruckter Form zur Verfügung stehen:

  • Wo die Online-Anleitungen verfügbar sind
  • Rolle der Kurzinfo, Voraussetzungen (Kenntnisse) zur Produktnutzung
  • Anwendungsbereich des Produktes
  • Grundlegende Warnungen und Sicherheitskomponenten (quasi knapp die wichtigsten Teile des Sicherheitskapitels)
  • und gegebenenfalls alle Informationen, die der Anwender braucht, bevor das Produkt selbst (z.B. weil der Bildschirm eben ein Bestandteil des Produkts ist) als Anzeigemedium genutzt werden kann

Einen Kompromiss stellt die häufig praktizierte erweiterte Kombilösung dar: Dem Produkt wird ein sogenannter „Quick-Start“ oder „Erste Schritte“ auf Papier beigelegt, wobei gleichzeitig eine ausführliche Anleitung online veröffentlicht wird.

Unter „Dokumentation“ ist hier, nebenbei bemerkt, nicht die Sorte bedauernswerter Druckerzeugnisse gemeint, die fast ausschließlich dokumentiert, was mit dem Produkt zu unterlassen und wie es zu entsorgen ist. Dies jedoch umfassend multilingual und reichhaltig mit Prüf- und anderen Kennzeichnungen geschmückt. Hier hat der Gesetzgeber im Interesse von Sicherheit und Umwelt durchaus die regulierende Hand im Spiel. Andererseits sind solche Beipackzettel wiederum Wasser auf unsere Mühlen, denn sie weisen QR-Code und Webadresse für „Weitere Informationen“ auf, wo die von uns angesprochene Art der Dokumentation erst ansetzt.

Eine Quick-Start-Doku erweitert solche Kurzinformationen, um grundlegende Funktionserläuterungen. Sie muss den bestimmungsgemäßen Gebrauch fördern und hinreichend vor unsachgemäßem Gebrauch warnen. Alle übrigen Informationen über vollständige Funktionalität, Randinformationen, erweiterte Bedienung usw. werden in digitaler Form verabreicht. Welches zitierbare Gesetz nimmt daran Anstoß? Uns ist keines bekannt.

Abschließend bleibt noch ein Blick auf die Aufbewahrungspflicht für Technische Dokumentation von unvollständigen Maschinen zu werfen. Oder genauer und umfassender: für deren technische Unterlagen. Sie beträgt für unvollständige Maschinen laut Maschinenrichtlinie mindestens 10 Jahre. Im Zweifelsfall kann sie auch 30 Jahre währen. Aber auch hierzu lässt sich keine gesetzliche Pflicht herauslesen, dass die Archivierung auf Papier geschehen muss. Der Leitfaden „Anforderungen an Betriebsanleitungen für elektrotechnische Geräte der Automatisierung“, Kapitel 8 „Aufbewahrungspflichten“ empfielt dies jedoch – nicht ganz unbegründet allerdings:

Ähnlich wie bei der Frist gibt es auch für die Art der Aufbewahrung der technischen Dokumentation (Papierform, digitalisiert etc.) keine expliziten Vorschriften. Es ist jedoch auch hier zu berücksichtigen, dass wichtige Dokumente möglicherweise in juristischen Auseinandersetzungen
Beweiskraft entwickeln sollen und dann auch deren inhaltliche Unveränderlichkeit hinreichend sichergestellt sein muss. Während das bei klassischer Papierdokumentation relativ einfach zu gewährleisten ist, ist dies bei elektronisch-digitalisierten Archivierungsformen in der Praxis, insbesondere über lange Zeiträume, schwierig. […] Hersteller, die sich gezwungen sehen, Dokumente bis zu 30 Jahren digitalisiert aufzubewahren, müssten über diesen Zeitraum nicht nur den Bestand der Daten, sondern auch den Bestand entsprechender Lesegeräte sicherstellen.

Bei elektronischer Archivierung muss muss also auch die technische Abrufbarkeit der Dokumentation gewährleistet sein. Wer dabei freilich auf Exoten gesetzt und vor 20 Jahren Daten auf einer ZIP-Diskette ins Archiv gelegt haben sollte, müsste auch die entsprechenden Laufwerke aufbewahrt haben und deren Funktionstüchtigkeit im Auge behalten. Andererseits birgt Langzeitarchivierung immer ein gewisses Verlustisiko, das gilt aber auch für Papier. Die Gesetze wissen das und schweigen sich entsprechend aus. Nach Katastrophen in Alexandria und Köln fielen übriges beträchtliche Bestände an Schriftstücken der Vergänglichkeit anheim.

Es steht jedem frei, anderer Meinung zu sein und Papier für Dokumentation zu bevorzugen. Papier hat auch in vielen Bereichen Sinn und mag manchem aus Gewohnheit leichter lesbar erscheinen. Wer jedoch behauptet, Gesetze, Normen und Richtlinien verlangten unbedingt und immer Papier, der bewegt sich auf einer heutzutage nicht mehr logisch begründbaren Argumentationsbasis, die auch immer mehr aus der Gerichtspraxis zu verschwinden scheint.

Was hier geschrieben wurde, stützt sich auf ein pragmatisches Verständnis von Dokumentationsnutzung, aber die Rechtsprechung lässt sich nicht unmittelbar beeinflussen. Es ist durchaus möglich, dass Behörden Richtlinien dahingehend interpretieren, Papier sei Pflicht, vielleicht auch deshalb, weil einigen „Experten“ nichts Besseres einfallen will, als – vermeintlich im Sinne der Anwender und des Gesetzes – unreflektiert das Papier hochzuhalten. Andererseits haben wir noch nichts davon gehört, dass z. B. Apple-Produkte im EU-Markt als Dokumentationsmedium verboten werden sollen.

Wer darauf wartet, bis Juristen generell „Online-Doku“ freigeben, missversteht die Rolle von Juristen: Juristen sollen uns Gesetze und Richtlinien erklären. Usabilty-Fragen für Technische Dokumentation sollten aber von Experten für Technische Dokumentation geklärt werden. Diese könnten im Gegenzug den Juristen bei einer praktikablen Gesetzesfindung beratend unterstützen. Mit dem unrichtigen Statement, dass Technische Doku von Rechts wegen per se auf Papier gedruckt werden muss, ist dagegen niemandem geholfen.

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[12. März 2018]

Betriebsanleitung Papier vs. elektronisch

elektronisch ist möglich