Stabile Dokumente – auch mit MS Word!

  • Technische Dokumentation (TD) hat einen sehr hohen Wiederverwendungsgrad. Daher soll sich die Dokumentation ohne größeren Zusatzaufwand bearbeiten und ausdrucken lassen, wenn der Text an das geänderte Produkt angepasst werden muss und Sie inzwischen eine neuere Version von MS Word verwenden (Warum MS Word für die TD geignet ist, lesen Sie hier).
  • Teile der TD werden oft kopiert, um sie in anderen Bereichen zu verwenden. Copy & Paste bringt eine Zeitersparnis, vor allem wenn das neue Dokument in Grundzügen einem bereits bestehenden gleicht. Keinesfalls soll der übernommene Text plötzlich Nummern haben, wo vorher keine waren, oder eine andere Schriftart. Auch die Nummerierung soll gleich bleiben wie im Ursprungsdokument und die Kopf- und Fußzeilen sollen sich ebenfalls nicht verändern!
  • Die Technische Dokumentation wird von vielen unterschiedlichen Autoren erstellt. Und dennoch soll sie einheitlich sein und dem Corporate Design Ihres Unternehmens entsprechen. Doch meistens sieht jedes Dokument grundlegend anders aus!

MS Word hatte ursprünglich einen sehr begrenzten Wirkungsbereich: einen einzelnen User auf einem PC. Daher wird alles lokal unter dem jeweiligen User-Account gespeichert. Das geht so weit, dass sogar die einzelnen Haken der unzähligen Word-Optionen lokal und für jeden User extra gelten.

Doch wirklich interessant ist das Verhalten der Standard-Dokumentvorlage „Normal.dotx“. Diese liegt in Windows 7 unter dem Pfad  %USERPROFILE%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Etwas verwirrend ist allein schon die Benennung. Seit Office 2007 hat die Datei die Extension „.dotx“, wenn sie Makros enthält „.dotm“. In der Literatur wird sehr oft die, bis Word 2003 gebräuchliche, Extension „.dot“ verwendet – weil es meist egal ist, ob die Datei Makros enthält oder nicht.

Die Normal.dotx wird von MS Word im Zuge der Installation automatisch generiert. Sie enthält dann die Standard-Textformatvorlagen, Designs, Design-Farbkataloge und das Standard-Seitenlayout (Seitenränder, Seitengröße etc.). Die Schnellbausteine (Kopfzeilen, Wasserzeichen usw.) werden in einer eigenen Datei gespeichert, die ebenfalls bei der Installation von MS Word generiert wird.

Bei jedem Start von MS Word werden diese Dateien geladen, egal ob ein neues Dokument erstellt wird oder ein bestehendes bearbeitet wird. Nur so sind immer alle diese grundlegenden Funktionen und zusätzlichen Objekte in den Dokumenten verfügbar.

Bei der Installation einer neuen Version von MS Office werden diese Dateien neu erstellt und bestehende überschrieben.

Da die „Normal.dot“ bei jedem Start von MS Word automatisch geladen wird und dadurch auch immer präsent ist, kann sie zu permanenten Problemen führen.
So kann eine sehr große „Normal.dotx“ dazu führen, dass MS Word sehr lange zum Starten braucht und auch Dokumente nur langsam reagieren (z. B. beim Umblättern). Eine moderate Größe lässt sich erreichen, wenn man die Schnellbausteine und Autotexte nicht in der Normal.dotx sondern in der „BuildingBlocks.dotx“ bzw. in der „Built-In Building Blocks.dotx“ speichert.

Andererseits kann eine veraltete „Normal.dot(x)“ zu einem unüberwindlichen Kompatibilitätsmodus führen. Wenn die „Normal.dot(x)“ aus einer Vorversion stammt, interpretiert Word auch jedes neue Dokument als ein Dokument aus der Vorgängerversion!

  • In diesem Fall hilft es, die „Normal.dot(x)“ zu löschen. Keine Angst, beim nächsten Start des Programms (Erstellen oder Öffnen eines Dokumentes) erstellt MS Word automatisch eine neue „Normal.dotx“.

Der ursprüngliche Zweck der globalen Dokumentvorlage „Normal.dot(x)“ war, die individuellen (persönlichen) Makros, Autotexte etc. zu speichern, vor allem aber die persönlichen Änderungen der Textformatvorlagen.

Wenn man nun eine Konformität innerhalb einer Arbeitsgruppe erreichen möchte, sollte man regelmäßig all diese Dateien austauschen, damit alle Mitglieder der Arbeitsgruppe auf dem gleichen Stand sind. Aber genau das ist erstens sehr aufwendig und lässt sich zweitens mit der „Normal.dotx“ nicht so einfach erreichen. Die „Normal.dot“ wird nämlich nicht nur bei der Installation automatisch von MS Word generiert, auch wenn man sie löscht, wird sie von MS Word wieder neu erstellt. Daran erkennt man, dass das Programm und vermutlich auch etliche Updates die „Normal.dotx“ immer wieder beeinflussen, genauso wie einige Einstellungen in den MS-Word-Optionen.

Ein wichtiger Rat ist daher, die „Normal.dotx“ sowie die beiden „BuildingBlocks.dotx“ und die „Built-In Building Blocks.dotx“ völlig unberührt zu lassen.

Die angestrebte Stabilität lässt sich ohnehin in erster Linie durch eine saubere Definition der Textformate (abgekoppelt von den Standard-Formaten in der „Normal.dotx“) und eine konsequente Anwendung dieser erreichen. Gespeichert werden diese dann in einem eigenen Template.

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[21. Juni 2016]

Hier mein konkreter Praxis-Tipp für eine stabile Dokumentbearbeitung:

1. Die Nutzung der Formatvorlage Standard (englisch: Normal!) in professionellen Dokumenten ist verboten!

2. In einem eigenen Dokument-Template „Standard“ die Farbe „rot“ zuordnen - Löschen geht nicht ;-(

3. Alle Formate dürfen kaskadierend definiert sein, etwa auf „Textkörper“ Engl „Body Text“. Aber mindestens dieses eine Format muss auf „nichts“ basieren!

Jetzt darf es im Dokument keinen roten Text mehr geben (Ausnahme Zeilenendezeichen in Tabellen - Word-Schwachsinn!)

4. Grafiken immer in einem eigenen Ankerabsatz mit Option „Text in Zeile“ definieren.

5. Abschnittswechsel möglichst vermeiden (geht nicht immer, z. B. bei wechselnder Spaltigkeit)

Mit Schmerzen: 6. Seit Word 2013 in der Quick Acess Bar n i c h t mehr das Listen-Drop-down Formatvorlage (Style)aktivieren. Die Aktivierung habe ich bisher immer empfohlen - dann stürzt Word ab 2013 jedoch schneller ab - einer der zahllosen Word-Bugs, grr. Normat.dotm immer mal wieder löschen ;-)