SICK und itl – eine erfolgreiche Partnerschaft im Bereich Fachübersetzungen seit vielen Jahren

Von undurchsichtiger Vielfalt zu einem übersichtlichen und effizienten Prozess im Bereich der Fachübersetzungen.

SICK AG

Das 1946 gegründete Unternehmen ist mit über 50 Tochtergesellschaften und Beteiligungen sowie zahlreichen Vertretungen rund um den Globus präsent. Im Geschäftsjahr 2018 beschäftigte SICK knapp 10.000 Mitarbeiter weltweit und erzielte einen Konzernumsatz von rund 1,6 Mrd. Euro.

Von der Fabrik- über die Logistikautomation bis zur Prozessautomation zählt SICK zu den führenden Herstellern von Sensoren. Als Technologie- und Marktführer schafft SICK mit seinen Sensoren und Applikationslösungen für industrielle Anwendungen die perfekte Basis für sicheres und effizientes Steuern von Prozessen, für den Schutz von Menschen vor Unfällen und für die Vermeidung von Umweltschäden.

In einem global agierenden Unternehmen wie SICK spielt das Thema Sprache eine wichtige Rolle. Mit Unterstützung von itl hat SICK seine einst heterogenen Übersetzungsprozesse in einem zentralen Übersetzungsmanagement zusammengeführt. Standardisierte Prozesse sorgen seither für mehr Transparenz, gesteigerte Effizienz und verkürzte Bearbeitungszeiten.

Verena Rohkohl, Translation Management Specialist bei der SICK AG, beschreibt die Situation vor Projektbeginn 2010:

Im Jahr 2010 entschied sich SICK, eine Ausschreibung zu veröffentlichen, um einen Dienstleister zu finden, der neben der sprachlichen Qualität auch in der Lage ist, prozessseitig die Anforderungen von SICK zu erfüllen. Wir benötigten also einen Partner, der die bestehenden Prozesse analysiert und Vorschläge unterbreitet, wie diese optimiert bzw. automatisiert werden können.

Letztendlich machte itl das Rennen, und zwar aus den nachfolgenden Gründen, die Clemens Meyer, Head of Marketing Services and Information Management, erläutert:

Bei der finalen Auswertung waren itl und ein anderer Dienstleister in der engeren Auswahl. Viele Kriterien wurden dabei bewertet. Neben zahlreichen klassischen Kriterien, die in die Bewertung eingeflossen sind, waren uns auch weiche Faktoren wichtig. Nach einem persönlichen Treffen in München wurde klar, dass die Zusammenarbeit auch auf menschlicher Ebene passt. Außerdem ist itl im Hinblick auf seine Unternehmensorganisation und der globalen Verfügbarkeit für SICK ein idealer Partner. Dies alles sind Punkte, die für SICK eine wichtige Rolle spielen. Somit haben wir uns letztlich für itl entschieden.

Der zentrale Ansprechpartner für die Einführung von Übersetzungsprozessen und deren ständige Aktualisierung und Optimierung ist das zentrale Marketingteam bei SICK. Es übernimmt diesbezüglich die Abstimmung mit itl und den Märkten und ist stets objektiver Dreh- und Angelpunkt im Prozessgeschehen.

Zu Beginn der Zusammenarbeit wurden drei Workshops durchgeführt, bei denen itl die vorhandene SICK-Struktur kennenlernte und SICK nochmals die Erwartungshaltung kommunizierte. Darüber hinaus wurden diese Workshops auch dazu genutzt, die Kollegen aus IT, Projektmanagement, DTP, Qualitätssicherung und Localization Engineering einander näher zu bringen – ein Punkt, der beiden Seiten als Basis für die Zusammenarbeit immer noch sehr wichtig ist.

Die Ergebnisse der Workshops waren die Definition der wichtigsten Prozesse: Von der Auftragsabwicklung und Übersetzung, der Auswahl geeigneter Übersetzer bis zur Qualitätssicherung bzw. dem Review unter Einbeziehung der Märkte. Auch die Vorgehensweise bei der Terminologiearbeit und die eingesetzten Tools sowie Kommunikationskanäle wurden definiert.

Ein besonderes Highlight der bisherigen Zusammenarbeit war das SICK-Projekt „Webellence“ mit dem kompletten Neuaufbau der globalen Internetpräsenz. Hierzu gehörte neben der Übersetzung der Webseiten-Texte in 17 Sprachen auch die Übersetzung der Inhalte der SICK-Produktdatenbank. Dabei handelte es sich pro Sprache um mehr als 500.000 Wörter. Gemeinsam wurde ein geeigneter Prozess entwickelt und umgesetzt. Wertvoll war hierbei auch die umfangreiche SICK-Terminologie als Grundlage für das technische Verständnis der Übersetzer. Über zwei Jahre wurden dann die Sprachen nach und nach übersetzt, wobei in Spitzenzeiten bis zu 7 Sprachen parallel gelaufen sind. Herausfordernd war hier die Einhaltung der geplanten Durchlaufzeiten, die Auswahl von adäquaten Stammübersetzern sowie die Koordination mit den Ländern für das finale Lektorat der übersetzten Texte. Hier ist besonders zu erwähnen, dass es itl ermöglicht hat, Stammübersetzer der Niederlassungen in den Prozess zu integrieren, was wesentlich zu einer erhöhten Akzeptanz des Großprojektes insbesondere in den Märkten beigetragen hat. In enger Zusammenarbeit zwischen der SICK-Konzernzentrale und deren Landesniederlassungen, dem itl-Projektmanagement in München und seinen Übersetzerteams weltweit, wurde dieses Großprojekt erfolgreich gemeistert.

Eine weitere Herausforderung für itl: Die hohe Anzahl an Ansprechpartnern bei SICK (ca. 150) und viele verschiedene Prozesse. Daher musste hierfür eine einheitliche Lösung gefunden werden.

Bei der Auftragsabwicklung entschied man sich für das von itl selbst entwickelte Translation Management System [i]-flow. Dieses System besteht aus drei Komponenten, mit denen die gesamte Prozesskette abgebildet werden kann:

• [i]-gate: Online-Auftragsportal für zentrale Kommunikation, Datenaustausch, Projektanlage
• [i]-track: Plattform für die automatisierte Bearbeitung der Aufträge durch itl-Projektmanager
• [i]-correct: Online-Lektoratsportal für die Einbeziehung der Märkte in den Review-Prozess

[i]-flow wurde in den Jahren der Zusammenarbeit kontinuierlich weiterentwickelt und ist auch heute noch ein wesentlicher Bestandteil der Zusammenarbeit mit SICK. Das Modul [i]-correct hat wesentlich dazu beigetragen, dass der Review in den Tochtergesellschaften zuverlässig funktioniert und, durch die Vermeidung von Medienbrüchen, die Qualität gesteigert wird.

Die Verwendung von [i]-flow ist jedoch nicht die einzige technische Lösung in der Zusammenarbeit mit der SICK AG. An allen Ecken und Enden werden stets die neuesten Technologien eingesetzt. Dazu gehört beispielsweise, dass SICK in regelmäßigen Abständen einen aktuellen Export des umfangreichen Terminologiebestandes mithilfe des Tools Acrolinx generiert und itl zur Verfügung stellt. Dort erfolgt die Konvertierung in fein abgestimmte MultiTerm-Wörterbücher für den Einsatz mit SDL Trados als Übersetzungssystem. Die Inhalte für neue SICK-Produkte werden aus dem SICK-Produktmanagementsystem komplett automatisiert an das System [i]-flow bei itl gesendet. Durch den kontrollierten Einsatz von DeepL können Funktionen der künstlichen Intelligenz im Zusammenspiel mit SICK-Terminologie und TM-Inhalten genutzt werden, um passende Inhalte maschinell zu übersetzen und durch ein qualifiziertes Post-Editing und abschließende itl-Qualitätssicherungsmaßnahmen auf hohem Niveau fertigzustellen. Das führt zu günstigeren Konditionen und schnelleren Durchlaufzeiten.

Von Anfang an war klar, dass das Wort Partnerschaft bei itl und SICK im Vordergrund stehen soll. Dies wird täglich gelebt: Die Teams bei itl und SICK stehen in kontinuierlichem Austausch: regelmäßige Jours Fixes zwischen den Mitarbeitern und auch dem Management sorgen für Transparenz bei den Prioritäten sowie klare Aufgabenverteilung, und einmal jährlich treffen sich beide Parteien persönlich zum Jahresgespräch, jeweils abwechselnd in Waldkirch und München.

Carina Mayr, Leitung Übersetzung bei der itl AG:

itl hat mit SICK einen Kunden als Partner, der uns ständig vor die Herausforderung stellt, innovativ zu sein und aus allem das Bestmögliche herauszuholen. Ein Kunde, der aber auch gleichzeitig bereit ist, neue Wege mitzugehen und auch einmal Neues auszuprobieren und uns mit seinen Ideen und Feedback ebenfalls voranbringt.

„Stillstand ist Rückschritt“ bleibt also auch künftig das Motto der erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen SICK und itl.