Online- oder Printdokumentation?

Ihre Technische Dokumentation Online anstatt auf Papier. Wir unterstützen Sie bei der Umstellung.

Warum trauen sich bisher nur wenige Unternehmen, ihre Technische Dokumentation digital anstatt in gedruckter Form auszuliefern? 

Aus Sorge, etwas falsch zu machen, berufen sich Dokuverantwortliche häufig auf Interpretationen von Gesetzen und Normen, die angeblich generell festlegen, dass die Auslieferung von Anleitungen in gedruckter Form Pflicht sei. Leider sind auch immer wieder Experten aus dem Bereich der Technischen Dokumentation der Ansicht, man solle „auf Nummer sicher gehen“ und Papier ausliefern. Folgende Überlegungen bleiben oft unberücksichtigt: 

  • Benutzerwünsche 
  • Benutzbarkeit und User Experience  
  • Kostenüberlegungen   

Die aktuelle Rechtsprechung hat eine Papierpflicht für Technische Dokumentation aus Gesetzesgründen längst verneint. Pauschalaussagen sind allerdings selten hilfreich und zutreffend. Jedes Unternehmen mit seinen individuellen Produkten sowie auch die angesprochenen Kunden/Benutzergruppen stellen spezifische Anforderungen.

Foto Thomas Emrich

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  • thomas.emrich@itl(dot)eu

Nur die Untersuchung und Bewertung der individuellen Situation in einem Unternehmen kann eine Antwort darauf geben, was hinsichtlich der Entscheidung „Online oder Print“ möglich und sinnvoll ist.

Papierpflicht? Nein!

Dies haben die Normen zur Technischen Dokumentation nun normativ festgehalten:

  • DIN EN 82079: "The supplier shall determine the media and format of the information for use according to the nature of the target audiences and based on their needs"
  • DIN EN ISO 20607: „Die Betriebsanleitung muss in der (den) mit dem Kunden vereinbarten Form(en) bereitgestellt werden“

Wir untersuchen für Sie:

  • Haftungssicherheit für das Unternehmen
  • Schutz der Kunden vor Risiken, die u. U. vom Produkt ausgehen
  • Konventionen und Erwartungen der Benutzergruppen
  • Image und Innovationskraft des Unternehmens
  • Prozess- und Kostenbetrachtung von zukunftsorientierten Lösungen

Vorteile von Online-Doku:

  • Kostensparend: keine oder geringere Druckkosten
  • Informationen schnell auffindbar: leicht durchsuchbare Dokumente
  • Immer aktuell: leicht aktualisierbare Dokumente
  • Zeitgemäße Darstellung: entspricht dem Online-Nutzungsgewohnheiten heutiger Anwender
  • Wettbewerbsvorteil: zeigt die Innovationskraft Ihres Unternehmens

Leistungsbausteine und möglicher Projektablauf:

Kick-off-Workshop (online oder vor Ort)

  • Alternativ: Schriftliches und telefonisches Briefing  
  • Ziele: Darstellung Ausgangslage, Übersicht Produkte und Zielgruppen, Zielvorstellungen des Unternehmens, Darstellung des Projektablaufs durch itl

Analyse

  • Welche Normen und Gesetze sind für Ihr Produkt relevant und welche Anforderungen ergeben sich daraus?

  • Welche grundsätzlichen Haftungsrisiken bestehen für das Unternehmen?

  • Auf Basis Ihrer Risikoanalyse und vor dem Hintergrund des möglichen Medienwechsels ‚Online statt Papier‘ für Ihre Technische Dokumentation

  • Überlegungen zum Medienwechsel mit Blick auf Ihre Zielgruppen: Chancen, Hemmnisse

  • Selbstverständnis Ihres Unternehmens zum möglichen historischen Medienwechsel für die Nutzerinformationen: Wille zur Innovation versus Kosteneinsparungen

  • Prozess- und Kostenbetrachtung von zukunftsorientierten Lösungen

Ergebnis-Workshop

  • Darstellung der Untersuchungsergebnisse
  • Vorschläge zum Vorgehen mit Blick auf den Medienwechsel: 
    • Gedruckt als alleinige Form muss bleiben: Diese Interpretation aus dem Untersuchungsergebnis wird berücksichtigt, erscheint aber unwahrscheinlich 
    • Mischung aus Print und Online ist die nahezu immer vertretbare Lösung: flexibel, deckt die meisten Situationen und Zielgruppen ab 
    • Komplette Onlinedarstellung (mit einigen wenigen gedruckten Informationen): von der einfachen PDF-Lösung bis zur innovativen digitalen Benutzerassistenz
  • Überlegungen zu neuen Informationsmanagementprozessen, Abbildung von Gesamtprozessen von der Erstellung über die Verteilung bis zur Informationsnutzung

  • Entscheidungen zum weiteren Vorgehen

Sie haben Fragen?

itl hat bereits mehrere Unternehmen auf dem Weg zur zukunftsfähigen Technischen (Online-)Dokumentation begleitet und unterstützt auch Sie bei der Umstellung von Print- auf papierlose und digitale Dokumentation. In einem ersten unverbindlichen Gespräch unterbreiten wir Ihnen Vorschläge für eine mögliche Vorgehensweise.

Lesen Sie auch den Blog-Artikel von Thomas Emrich zu "Online- oder Printdokumentation".

Ihre Ansprechpartner zum Thema Technische Dokumentation

Deutschland

Thomas Emrich

Österreich und Schweiz

Michael Plattner