FrameMaker optimieren: Archivieren/Kopieren des aktuellen Dokuments oder Buchs mit allen referenzierten Dateien

, - Prozessautomatisierung, Technische Dokumentation

Die meisten modernen DTP-Applikationen haben eine Funktion, um Dokumente mit allen referenzierten Dateien und Schriften z.B. für die Ausgabe an einen Dienstleister zu „verpacken“.

FrameMaker bietet erst seit der neusten Version 2015 eine vergleichbare Funktion, allerdings mit diversen Einschränkungen. So werden z.B. keine referenzierten Dokumente oder Grafiken berücksichtigt, die in einem übergeordneten Ordner liegen. Auch Schriften werden hierbei nicht berücksichtigt.

In unserem Dienstleistungsbereich Übersetzung inkl. DTP-Leistungen ergaben sich dadurch immer wieder Probleme, sodass wir dafür die Lösung „Pack & Go“ entwickelt haben und das Defizit von FrameMaker damit auffangen konnten.

Das umständliche Zusammensuchen von referenzierten Dateien, vor allem wenn sie nicht unterhalb der Dokumentordner liegen oder gar auf verschiedene Verzeichnisse verteilt sind, entfällt durch den Einsatz dieses Scripts endlich. Wenn Sie diesen Komfort einmal genutzt haben, möchten Sie nicht mehr darauf verzichten.

Was das Script Pack & Go bietet

Das Script ermöglicht das Archivieren/Kopieren des aktuellen Dokuments oder Buchs mit allen referenzierten Dateien (Grafiken/Texteinschüben).

Es können auch alle FrameMaker-Dokumente oder -Bücher eines ausgewählten Ordners inkl. Unterordner archiviert werden. Hier ist eine Filterfunktion verfügbar.

Bücher können vor der Archivierung durch das Script aktualisiert und auf mögliche Fehler geprüft werden.

Die relative Ordnerstruktur der Dokumente im Buch, der Grafiken und der Texteinschübe kann entweder beibehalten oder in eine neue, flache Struktur geändert werden.

Außer den FrameMaker-Büchern und -Dokumenten sowie den Grafiken und Texteinschüben können auch sonstige Dateien im Dokument-/Buchordner abhängig vom Dateityp kopiert werden, z.B. alle PDF- und INI-Dateien.

Zudem werden optional die auf den Arbeitsseiten verwendeten Schriftdateien archiviert.

Optional können die archivierten Dateien in ein ZIP-Archiv verschoben werden.

Screenshot der Einstellungen für Pack & Go

Bücher/Dokumente im Startordner

Wenn anstatt des aktuellen Buchs oder Dokuments mehrere Bücher/Dokumente archiviert werden sollen, können in einem nachfolgenden Dialog die vorhandenen Dateien gefiltert werden. Dieser Filterdialog entspricht dem Dialog im Script Nachfolgend websiteinterner Link.FM Statistik.

Quelldokumente auf Fehler prüfen

Bei Weitergabe der Dokumente wird empfohlen, diese Option zu aktivieren; nur dann wird ein umfassender Report über fehlende Schriften, ungelöste Querverweise etc. erstellt.

Archivname

Die Dokumente werden immer in ein Unterverzeichnis des Zielordners kopiert, welches dem Archivnamen entspricht. Wenn die Archivdateien gezippt werden, erhält die ZIP-Datei ebenfalls den Archivnamen.

Über die DropDown-Liste neben dem Archivnamen kann festgelegt werden, aus wievielen Ordnerebenen sich der Default-Archivname zusammensetzt.

Das Präfix des Archivnamens ist immer das aktuelle Datum (jjmmtt_) gefolgt von dem Startordner. Dies entspricht der Listenauswahl ‘1’. Wenn als Listenauswahl z.B. ‘2’ gewählt wird, umfasst der Archivname 2 Ordnerebenen. Im Beispiel des obigen Screenshots entspräche dies ‘091202_Daten_UserGuide’.

Relative Ordnerstruktur beibehalten

Grundsätzlich empfehlen wir, diese Option zu aktivieren, um in den archivierten Dokumenten dieselbe relative Struktur zu Dokumenten, Grafiken und Texteinschüben zu behalten wie in den Originaldokumenten. Somit können archivierte bzw. weitergegebene Dokumente problemlos wieder eingespielt werden. Nur wenn Sie die Ordnerstruktur explizit ändern oder ein internes Snapshot unabhängig von den Originaldokumenten erstellen wollen, sollten Sie diese Option deaktivieren. Wenn diese Option deaktiviert ist (die relative Ordnerstruktur also angepasst wird), müssen die nachfolgenden Optionen ‘Grafiken/Texteinschübe kopieren’ aktiviert sein. In diesem Fall werden alle Dokumente in den Archivordner kopiert (auch wenn die Originaldokumente in unterschiedlichen Ordnern liegen) und die externen Grafiken bzw. Texteinschübe in Unterordner, die im Dialog rechts in der Gruppe ‘Zielordner’ festgelegt werden.

Ref. Dateien anderer Laufwerke kopieren

FrameMaker referenziert Dokumente, Grafiken und Texteinschübe immer relativ zum beinhaltenden Buch bzw. Dokument. Wenn die Option ‘Relative Ordnerstruktur beibehalten’ aktiviert ist, können Dateien von anderen Laufwerken nicht im Zielordner archiviert werden, ohne die Referenzstruktur zu verändern bzw. ungültige Verweise zu erzeugen. Referenzen auf andere Laufwerke sind für eine Weitergabe eher problematisch. Überdenken Sie, ob nicht alle verwendeten Dateien auf demselben Laufwerk abgelegt werden können. Um alle benötigten Dateien einem Dienstleister zur Verfügung stellen zu können, werden solcherart ‘externe’ Dateien optional in den Zielordner ‘_Extern’ kopiert (ohne aber die Referenzen zu diesen Dateien anzupassen).

Häufig sollen projektspezifische Dateien mit-archiviert werden, obwohl diese nicht direkt in die FM-Dokumente eingebunden sind (z.B. die aktuelle Buch-PDF oder begleitende Word-Hinweise oder Konfigurationsdateien für Skripte). Mithilfe dieser Option können Dateitypen festgelegt werden, die zusätzlich archiviert werden. Berücksichtigt werden nur Dateien im Buchordner (bzw. im Startordner). 

Die Fontanalyse umfasst aus Performancegründen u.U. nicht alle benötigten Schriften; sie entspricht dem Resultat des FrameMaker-Reports ‘Spezial > Index von > Referenzen | Schriften’. 

Wenn diese Option aktiviert ist, wird die gesamte Ordnerstruktur der archivierten Dateien in eine ZIP-Datei verschoben. Die ZIP-Datei wird im Zielordner erstellt, die enthaltenen Dateien behalten aber ihre relativen Pfade inkl. Archivordner. 

Meldungen nach der Scriptausführung

Wenn die Option ‘Quelldokumente auf Fehler prüfen’ aktiviert wurde, erscheint nach Scriptausführung eine Zusammenfassung der Dokumentfehler.

Screenshot der Pack & Go Fehlerprüfung

Eine detaillierte Auflistung der Fehler kann in einem RTF-Report angezeigt werden.

Screenshot des detaillierten Fehlerreports von Pack & Go

Die Dokumente können trotz der Fehler archiviert werden; die Archivierung kann hier aber auch abgebrochen werden, um die Fehler zu korrigieren. Die Dateien werden anhand der Auswahl archiviert. Abhängig von den aufgetretenen Fehlern erscheint eine abschließende Meldung.

In der Logdatei _[i]_Used_Fonts.txt im Archivordner werden die auf Arbeitsseiten verwendeten Schriften aufgelistet.

Screenshot der Abschlussmeldung von Pack & Go

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Einen Überblick über alle Scripts finden Sie in der Script-Beschreibung, die wir hier zum Download anbieten. 

Schreiben Sie mir an klaus.mueller@itl(dot)eu und ich schicke Ihnen die benötigten Infos zu.

Wer ist Klaus Müller

Klaus Müller ist seit 2003 bei itl. Das Interesse an Typografie ist dem gelernten Schriftsetzer geblieben, bei itl kümmert er sich jedoch hauptsächlich um die technische Unterstützung und Automatisierung von Übersetzungs- und Consultingprojekten mit Schwerpunkt Adobe FrameMaker.

Herausgeber: itl AG München ,

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